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10 Erfolgsfaktoren für interne Auditoren
Interne Audits sind ein wichtiges Instrument, um Schwachstellen in einem Unternehmen frühzeitig zu erkennen und geeignete Verbesserungen einzuleiten. Mit einer regelmäßigen Inspektion halten Sie das Unternehmen „in Schuss“. Darüber hinaus tragen Sie so dazu bei, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Doch innerhalb des Unternehmens stoßen Sie als Auditor nicht immer auf Begeisterung. Thomas Lehner, Auditor und Seminarleiter der Qualitätsmanagement-Ausbildung beim TÜV Nord verrät, welche Voraussetzungen und Qualifikationen Sie als Interner Auditor dazu benötigen.
BWRmed!a: Herr Lehner, Sie haben als Berater zahlreiche Audits in der Industrie und im Dienstleistungsbereich durchgeführt. Was empfehlen Sie, um mit dem nötigen Fingerspitzengefühl durch das Audit zu führen?
Thomas Lehner: Audit kommt vom lateinischen Begriff für „Zuhören“ (audire). Es ist keine „Razzia“, die nach Schuldigen sucht. Sie wollen vielmehr durch genaues Hinsehen und Hinhören die bestehende Situation analysieren und bei Bedarf verbessern. Dabei ist entscheidend, das Audit immer gemeinsam mit den Beteiligten durchzuführen, nie gegen sie. Trotzdem müssen Sie an einigen Stellen auch herausfordern, denn Menschen sind sehr erfinderisch, wenn es darum geht, sich gegen Veränderungen zu wehren. Da kommen dann Ausflüchte wie „für QM habe ich keine Zeit, ich muss meine Arbeit machen“. An dieser Stelle muss der Auditor sofort einhaken und deutlich machen: Genau darum geht es im Audit: Wir wollen unsere Arbeit kritisch hinterfragen und wo möglich noch verbessern.
BWRmed!a: Was fordert die Norm von einem internen Audit und von einem internen Auditor?
Thomas Lehner: In der Begriffsnorm ISO 9000 wird ein Audit als systematischer, unabhängiger dokumentierter Prozess beschrieben. Ziel ist es zu ermitteln, ob Auditkriterien - zum Beispiel Normanforderungen oder Kundenvorgaben - erfüllt sind, in dem Auditnachweise gesammelt und objektiv ausgewertet werden.
- Das heißt, das Audit ist strukturiert geplant und folgt einem roten Faden.
- Der Auditor ist unabhängig vom auditierten Bereich, er auditiert also nicht seinen eigenen Arbeitsplatz oder Tätigkeiten, die er im Tagesgeschäft selbst ausführt.
- Auditpläne, Checklisten und Berichte machen das Vorgehen transparent.
- Die zu auditierenden Kriterien ergeben sich aus einem klar definierten Soll-Zustand und aus den vorgegebenen Auditzielen.
- Die Auditnachweise führen dazu, dass sich das Audit an Fakten und nicht an Vermutungen orientiert.
BWRmed!a: Gibt es Vorgaben für die Häufigkeit interner Audits?
Thomas Lehner: Die Norm ISO 9001 fordert interne Audits in „geplanten Abständen“, legt aber die Auditfrequenz nicht genau fest. Viele Unternehmen führen jährlich einen Auditzyklus durch, manche auch halbjährlich. Die Regelmäßigkeit macht den großen Vorteil von Audits aus: Das Qualitätsniveau in Organisationen, die nur nach Störungen wie Reparaturen, Rückrufen oder Ersatz von Produkten ein Audit durchführen, verschlechtert sich im Laufe der Zeit. Mit einem jährlichen Audit hingegen steigern die Unternehmen das absolute Qualitätsniveau nach jedem Audit, insbesondere weil nicht nur offensichtliche Fehler sondern auch blinde Flecken der Prozessbeteiligten sichtbar werden.
BWRmed!a: Neben der Betriebsblindheit werden in einigen Abteilungen bekannte Schwachstellen auch bewusst verdeckt. Wie kann es einem internen Auditor gelingen, solche Täuschungsmanöver zu verhindern?
Thomas Lehner: Es ist einfach menschlich, dass sich Mitarbeiter einer Abteilung nicht gern „in die Karten schauen lassen“ und dabei bestätigen, dass bei ihnen „etwas nicht richtig läuft“. Daher ist es Aufgabe der Geschäftsführung und der Auditoren, klar über die Ziele interner Audits zu informieren: Es geht eben nicht darum, Schuldige zu suchen, sondern Arbeitsabläufe, -bedingungen und -ergebnisse zu verbessern. Schafft es der interne Auditor zu vermitteln, dass er partnerschaftlich unterstützen will, unliebsame Störungen oder Ärgernisse zu beseitigen, dann erübrigen sich solche Täuschungsmanöver. Im Übrigen kann ein Audit ja auch als Chance gesehen werden, die Stärken eines Bereichs und bereits erzielte Fortschritte aufzuzeigen.
BWRmed!a: Oft erwarten die Bereiche, dass der interne Auditor genau vorgibt, was zu tun sei. Was gehört wirklich zu den Aufgaben des Auditors?
Thomas Lehner: Der Auditor kennt aus seiner Schulung das QM-Normenregelwerk und kann es für die konkrete Situation im Unternehmen richtig anwenden und interpretieren. Dazu muss er wissen, wie der Soll-Zustand der Abteilung aussieht. Er legt gemeinsam mit den Verantwortlichen den Auditablauf und die Auditziele fest. Vor Ort ermittelt er den aktuellen IST-Zustand und sorgt dafür, dass die Verantwortlichen des auditierten Bereichs geeignete Korrekturmaßnahmen festlegen. Am Ende ist der Auditor dafür zuständig, die festgestellten Sachverhalte umfassend und sachlich zu dokumentieren. Außerdem sollte er wirtschaftlich organisieren: Aufwand und Nutzen müssen für die am Audit beteiligten in einem vernünftigen Verhältnis stehen.
BWRmed!a: Welche Erfolgsfaktoren braucht ein guter Auditor neben der fachlichen Qualifizierung und der beruflichen Erfahrung?
Thomas Lehner: Das Wichtigste ist, dass der Auditor von den Auditierten akzeptiert wird. Er sollte sich deshalb durch Kompetenz, Kollegialität, aber auch durch ein sicheres Auftreten auszeichnen. Im Idealfall besitzt er Fingerspitzengefühl für die Auditsituation, ist aufgeschlossen und im positiven Sinn beharrlich, immer fair und hat ein gesundes Urteilsvermögen. Als Leitlinie können diese 10 Gebote für den Auditor dienen:
- Bereite dich gut auf den zu überprüfenden Bereich vor.
- Konzentriere dich auf die Zielsetzung des Audits.
- Mache dir die Kriterien für Annahmen klar.
- Setze Aufwand und Nutzen in ein ausgewogenes Verhältnis.
- Halte dich an die Tatsachen.
- Ermittle die Ursachen für vorhandene Abweichungen.
- Konzentriere dich auf das Wesentliche.
- Verhalte dich partnerschaftlich.
- Achte auf die richtige Kommunikation.
- Halte dich immer auf dem Laufenden.
Auditoren, die dies berücksichtigen und dazu die Fähigkeit haben, gut mit Menschen umzugehen sowie unparteiisch Untersuchungen durchführen, sind für jede Abteilung ein großer Gewinn.
BWRmed!a: Herr Lehner, vielen Dank für das informative Gespräch.
Kontakt: Thomas Lehner, VIA Consulting Group, thomas.lehner@via-cg.com
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