BASISINFOS ZUM THEMA ABMAHNUNG
So bereiten Sie die Sanktion gegen das Fehlverhalten rechtssicher vor
Bedenken Sie, dass Ihr Mitarbeiter die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen kann. Deshalb ist die sorgfältige Vorbereitung, Formulierung und der Ausspruch der Abmahnung mit allerhöchster Priorität durchzuführen. Gehen Sie daher in solchen Situationen mit folgenden Schritten vor:
1. Schritt: Die Klärung des Sachverhalts und die Beweissicherung
Als Arbeitgeber müssen Sie in einem späteren verhaltensbedingten Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass die Abmahnung berechtigt war. Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung der Abmahnung ist deshalb die Recherche und die Dokumentation des Sachverhalts. Wenn Sie als Arbeitgeber hier ungenau vorgehen, werden Sie den Prozess vermutlich verlieren.
Besonders wichtig ist die rechtzeitige und umfassende Sicherung der Beweise. Auf diese Beweise kommt es in einem späteren Kündigungsschutzprozess vielleicht entscheidend an. Deshalb ist die umfassende Beweissicherung das A und O einer erfolgreichen Sanktion gegen Fehlverhalten.
Beispiel: Der Zeitklauer
Ihr Mitarbeiter Franz W. hat Ihnen berichtet, dass sich sein Kollege Uwe H. am 12.05. nach der Mittagspause gegen 13:00 Uhr an der Stechuhr wieder zur Arbeit eingestempelt hat. Danach habe er aber für eine Stunde die Firma verlassen und sei in der Stadt spazieren gegangen. Ein weiterer Mitarbeiter Holger H. habe Uwe H. gegen 13:30 Uhr in der Stadt gesehen.
Folge: Sichern Sie die Beweise. Lassen Sie sich einen Ausdruck der Zeiterfassung vom 12.05. anfertigen. Schreiben Sie ein Protokoll zu den Aussagen von Franz W. und lassen Sie das Protokoll von Franz W. und Holger H. unterschreiben.
2. Schritt: Jetzt folgt das Mitarbeitergespräch
Vor dem Ausspruch einer Abmahnung oder einer anderen Sanktion eines Fehlverhaltens sollten Sie grundsätzlich immer mit Ihrem Mitarbeiter ein Gespräch führen und ihm ermöglichen, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Der Arbeitnehmer hat insoweit ein Anhörungsrecht, das ergibt sich mittelbar aus §82 Abs. 1 BertVG.
Gerade Missverständnisse und unklare Sachverhalte lassen sich klären, ohne dass eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Vergessen Sie nicht: Sie sind der Chef und können entscheiden, ob Sie abmahnen oder nicht.
Gesteht Ihnen der Mitarbeiter zum Beispiel, dass er das erneute Ausstempeln für den Spaziergang durch die Stadt einfach nur vergessen hatte, können Sie frei ihm nur nachträglich die Zeit von seinem Zeiterfassungskonto streichen und ihn auffordern, zukünftig etwas genauer auf die Betätigung der Stempeluhr zu achten.
Handelt es sich bei ihm außerdem um einen sehr bewährten und zuverlässigen Kollegen, bietet sich eine solche Entscheidung geradezu an.
3. Schritt: Die Formulierung der Abmahnung
Im nächsten Schritt müssen Sie das Fehlverhalten konkret beschreiben und entsprechend formulieren. Als Arbeitgeber müssen Sie die unzureichenden Leistungen oder das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters durch konkrete Fakten oder Beispiele (auch nach Ort und Zeit) so genau beschreiben, dass es keinen Zweifel daran gibt, welchen Vorgang Sie beanstanden.
Eine solche konkrete Sachverhaltsbeschreibung kann wie folgt aussehen:
„Am 12. Mai 2005 haben Sie sich um 13:03 Uhr nach der Mittagspause wieder zur Arbeit eingestempelt. Uns liegt der entsprechende Ausdruck des Zeiterfassungsgeräts vor. Außerdem stand Ihr Kollege, Herr W., direkt hinter Ihnen und hat das Einstempeln beobachtet.
Danach haben Sie das Firmengelände verlassen und sind in der Stadt spazieren gegangen. Das Verlassen des Firmengeländes wurde auch von Herrn W. beobachtet. Herr H. aus der Gebäudeleitzentrale hat Sie in der Stadt beim Spazierengehen um 13:30 Uhr gesehen. Nach etwa einer Stunde sind Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt. Auch dies kann Herr W. bezeugen.“
In keinem Fall sind allgemeine Beschreibungen und schlagwortartige Bezeichnungen ausreichend. Vermeiden Sie also folgende pauschale Beschreibungen:
- „In letzter Zeit waren Sie bei der Arbeit öfters angetrunken.“
- „Wir haben festgestellt, dass Sie ein mangelndes Interesse an Ihrer Arbeit haben.“
- „Ihr Vorgesetzter bemängelt Ihre Leistungen.“
- „Sie sind häufig zu spät zur Arbeit erschienen.“
- „Sie stören den Betriebsfrieden.“
- „Wir können uns nicht auf Sie verlassen.“
Häufig streitet man sich später über den Punkt, ob überhaupt eine arbeitsvertragliche Pflicht bestanden hat, gegen die verstoßen wurde. Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter deshalb bereits in der Abmahnung ganz klar und deutlich, wogegen er verstoßen hat. Eine solche Muster-Formulierung kann wie folgt aussehen:
„Wie Ihnen bekannt ist, sind Sie nach unserer Arbeitszeitordnung verpflichtet, sich zu Beginn und zum Ende jeder Pause am Zeiterfassungsgerät ein- bzw. auszustempeln. Sie haben damit gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen“.
Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeiter deutlich darauf hinweisen, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet ist (BAG, Urteil vom 17.2.1994, Aktenzeichen: 2 AZR 616/93; in AP Nr. 116 zu § 626 BGB). Weisen Sie Ihren Mitarbeiter unmissverständlich darauf hin, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung seines Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Folgende Muster-Formulierung macht Ihrem Mitarbeiter klar, womit er im Wiederholungsfall zu rechnen hat:
„Wir fordern Sie auf, zukünftig das Zeiterfassungsgerät ordnungsgemäß zu bedienen. Im Wiederholungsfall oder bei vergleichbaren arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen sind wir gezwungen, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen.“
Nicht ausreichend sind folgende Formulierungen, die Sie in jedem Fall vermeiden sollten:
- „Wir werden Ihr Fehlverhalten nicht länger hinnehmen.“
- „Wir raten Ihnen dringend, zukünftig pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.“
- „Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis künftig sehr genau beachten.“
- „Wir erwarten von Ihnen eine eindeutige Steigerung Ihrer Arbeitsleistungen.“
Ihre Abmahnung ist – abgesehen von wenigen Schriftformvorschriften in Tarifverträgen – an keine Form gebunden. Sie ist auch mündlich möglich, zulässig und wirksam.
Spätestens im Kündigungsschutzprozess bekommen Sie aber ein Problem, denn als Arbeitgeber tragen Sie die Darlegungs- und Beweislast für die Kündigungsgründe.
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