Betrieblicher Datenschutz
01.01.2010 Aufbewahren oder entsorgen? So finden Sie die richtigen Aufbewahrungsfristen für 2010
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Wann müssen Sie Personalakten löschen? Immer wieder müssen sich Datenschutzbeauftragte mit dem Thema Aufbewahrungsfristen beschäftigen. Was sich in der Theorie recht einfach anhört, stellt sich in der Praxis als schwierig heraus. Lesen Sie hier, welche Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen im betrieblichen Alltag gelten.
Aufbewahrungsfristen nach dem Steuerrecht
Aufbewahrungsfristen sind insbesondere in Gesetzen, Satzungen oder auch in Berufsordnungen zu finden. Für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen enthalten die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die wichtigste steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist.
Insbesondere geht es hier um § 147 AO und § 257 HGB. Demnach müssen Sie steuerlich relevante Unterlagen 6 bzw. 10 Jahre aufbewahren.
Aufbewahrungspflichten außerhalb des Steuerrechts
Auch in anderen Bereichen und Rechtsgebieten gibt es Aufbewahrungsfristen. Denken Sie etwa an die Unterlagen Ihres Betriebsarztes. Dieser führt ebenfalls Akten über die von ihm behandelten Personen.
Hier gelten aber unter Umständen andere Rahmenbedingungen für die Aufbewahrung der Unterlagen.
Bei bestimmten Berufsgruppen (z. B. Ärzten, Rechtsanwälten) gibt es nämlich so genannte Standesregeln oder Berufsordnungen. Nach den Berufsordnungen für Ärzte müssen diese Patientenakten grundsätzlich 10 Jahre nach Ende der Behandlung aufbewahren.
Diese Frist wird evtl. länger, wenn es andere weitreichende Aufbewahrungsfristen gibt. Im ärztlichen Bereich finden Sie eine solche Ausnahme beispielsweise im Hinblick auf Röntgenbehandlungen. Hier beträgt die Aufbewahrungspflicht 30 Jahre.
Auch ohne Pflicht macht Aufbewahren oftmals Sinn
Es gibt immer wieder Dokumente und Unterlagen, für die es eigentlich keine Aufbewahrungspflicht gibt.
Insbesondere Personalakten enthalten viele Unterlagen, die für die Besteuerung des Unternehmens ohne Bedeutung sind, wie z.B. den Arbeitsvertrag. Allerdings können sich aus solchen Dokumenten auch Ansprüche gegenüber Arbeitnehmern ergeben. Deshalb sollten Sie insbesondere Verträge oder die Kündigung von Verträgen erst dann vernichten, wenn Ansprüche nicht mehr wirksam geltend gemacht werden können.
Orientieren Sie sich hier grundsätzlich an den allgemeinen Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Man spricht z. B. nach § 195 BGB von der regelmäßigen Verjährung nach 3 Jahren. Sind diese verstrichen, kann ein entsprechender Anspruch nicht mehr wirksam geltend gemacht werden.
Berechnen Sie die Aufbewahrungsdauer richtig
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst mit Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt oder erhalten wurde. Das bedeutet, die anzuwendende Frist beginnt immer erst am 1. Januar des folgenden Jahres.
Beispiel: Bei einer im Jahr 1997 erstellten Rechnung beginnt die Aufbewahrungsfrist im Jahr 1998. Weil es sich bei Rechnungen um Buchungsbelege handelt, gilt hierfür eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (vgl. § 147 Abs. 3 AO). Mit dem Ablauf des Jahres 2007 enden diese 10 Jahre. So ist ab dem 01.01.2008 eine Vernichtung dieses Belegs grundsätzlich zulässig.
Aufbewahrungspflichten: Archivierung auf Papier oder auf CD?
Das ist die Frage, die sich jedes Unternehmen irgendwann stellt, wenn es um die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen geht. Die gesetzlichen Regelungen machen hierzu lediglich die Aussage, dass auch eine Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern (z. B. Mikrofilm oder CD/DVD) grundsätzlich zulässig ist.
Allerdings muss Ihr Unternehmen dann gewährleisten, dass die so archivierten Informationen später auch wieder abrufbar sind. Dazu gehört auch, dass sie beispielsweise den Finanzbehörden als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden können.
Deshalb sollte Ihr Unternehmen vorrangig so genannte Meta-Formate bei der Abspeicherung einsetzen. Die Formate TIFF oder PDF beispielsweise kann man mit großer Wahrscheinlichkeit auch in Zukunft öffnen.
Aufbewahrungspflichten: Alle Angaben ohne Gewähr
Als Datenschutzbeauftragter sollen Sie in erster Linie auf die Einhaltung des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen hinwirken. Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten sind da nicht so ganz Ihre Baustelle.
Weisen Sie daher immer darauf hin, dass es sich bei Aufbewahrungsfristen um spezielle Aspekte eines anderen Rechtsgebiets handelt. Sie können daher nur eine grobe Einschätzung geben. Für diese Aufbewahrungsfristen können und sollten Sie keine Gewähr übernehmen. Besser ist es hier, wenn Sie die anfragende Person an einen Spezialisten, z.B. einen Steuerberater, verweisen.
Für diese Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 147 Abs. 3 AO bzw. § 257 Abs. 4 HGB):
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (darunter fallen insbesondere Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, auch per E-Mail)
- versendete Handels- und Geschäftsbriefe
- sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen
Für diese Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
(§ 147 Abs. 3 AO bzw. § 257 Abs. 4 HGB):
- Bücher und Aufzeichnungen (z. B. über Einnahmen/Ausgaben)
- Inventare (Aufstellung der zum Betriebsvermögen gehörenden Gegenstände)
- Jahresabschlüsse (Bilanzen, Überschussrechnung, Gewinn- und Verlustrechnung)
- Lageberichte (Bericht über die Situation des Unternehmens)
- Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen / Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege (z. B. Kontoauszüge, Rechnungen, Aufträge, Bestellungen, Mahnbescheide)
