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Seit 1.1.2010: Vorsteuer einfacher aus dem Ausland zurückholen

Viele Unternehmen verschenken bares Geld, wenn ihre Mitarbeiter regelmäßig im Ausland unterwegs sind oder das Unternehmen sich auf einer ausländischen Messe präsentiert. Seit 1.1.2010 haben sich die gesetzlichen Vorgaben für das Vorsteuervergütungsverfahren geändert.

Zugleich wurde das Erstattungsverfahren auch vereinfacht:

• Die Antragsfrist für die Vorsteuervergütung ist von 6 auf 9 Monate verlängert.
• Anstelle der Finanzbehörden in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten ist seit 1.1.2010 nur noch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Ihr Ansprechpartner für die Vorsteuervergütung.
• Außerdem wird der Antrag auf Vorsteuervergütung seit 1.1.2010 elektronisch gestellt.

Die neuen Regelungen gelten erstmals für die Vorsteuervergütung 2009. Das bedeutet: Die in den üblichen Ausgaben, wie z. B. Hotelübernachtungen, Verpflegung, Mietwagen, Standmiete bei Messen, Teilnahmegebühren bei Kongressen und Tagungen, enthaltene Umsatzsteuer können Sie sich jetzt spürbar einfacher und schneller zurückholen.

Die Voraussetzungen für die Vorsteuervergütung

Damit Ihr Unternehmen von der Vorsteuervergütung profitieren kann, müssen diese 3 Voraussetzungen zusammen vorliegen:

• Sie sind ein in Deutschland umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen.
• Ihr Unternehmen darf innerhalb eines bestimmten Zeitraums – dabei handelt es sich in der Regel um das Kalendervierteljahr, maximal um das Kalenderjahr – in dem jeweiligen Land keine oder lediglich steuerfreie Umsätze getätigt haben. Steuerlich unschädlich ist es, wenn Ihr Unternehmen Umsätze ausgeführt hat, für die Ihr Kunde die Umsatzsteuer abgeführt oder für Ihr Unternehmen einbehalten hat.
• Die gezahlte Umsatzsteuer muss je nach Land bestimmte Mindestgrenzen überschreiten.

Achtung: Alle Mitgliedstaaten der EU nehmen am Umsatzsteuervergütungsverfahren teil. Bei Drittländern können Sie sich Umsatzsteuer erstatten lassen, wenn zwischen Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein entsprechendes Abkommen besteht. 

Die Vorsteuervergütung greift bereits ab 50 €

In den meisten Ländern ist eine Vorsteuervergütung bereits ab einem Betrag von 50 € möglich. Die geringe Betragsgrenze hat zur Folge, dass sich ein Erstattungsantrag bereits nach einer einzigen Geschäftsreise ins Ausland rechnen kann. Meist wird es jedoch um Hunderte, wenn nicht sogar um Tausende von Euro gehen.

Achtung: Gelten in dem betreffenden Land Beschränkungen beim Vorsteuerabzug, ist dies auch im Rahmen des Umsatzsteuervergütungsverfahrens zu berücksichtigen. Grundsätzlich kommt eine Vorsteuererstattung aber für folgende Kostenpositionen in Betracht: Hotel, Verpflegung, Repräsentation, Telekommunikation, Mietwagen, Dienstleistungen, Messen, Konferenzen, Diesel, Benzin, Reparaturen, Maut.

Wie das Antragsverfahren konkret abläuft

Die im jeweiligen Land gezahlte Umsatzsteuer wird Ihnen immer nur auf Antrag erstattet. Der Vergütungszeitraum beträgt mindestens 3 aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr. Bisher mussten Sie sich an die Finanzbehörden im jeweiligen Mitgliedstaat wenden. Seit 1.1.2010 schicken Sie den Antrag auf elektronischem Wege an das BZSt (www.bzst.bund.de). Den Bescheid über die Vergütung der Vorsteuer erhalten Sie dann ebenfalls vom BZSt und ebenso per E-Mail.

Achtung: Die Vorsteuervergütung muss innerhalb einer Frist von 4 Monaten und 10 Tagen erfolgen. Die Frist beginnt mit Antragstellung, falls zunächst noch Belege fehlen, ab dem Zeitpunkt, zu dem sie vollständig vorliegen.

Auf diese Nachweise kommt es an

Alle geltend gemachten Erstattungsbeträge müssen belegmäßig nachgewiesen werden. Die Pflicht zur Vorlage von Originalrechnungen und anderen Originaldokumenten ist seit 1.1. 2010 entfallen. Nun reicht es aus, wenn Sie Rechnungen und sonstige Dokumente einscannen und Ihrem elektronischen Antrag in Kopie als Anhang beifügen. Und auch dies ist nur erforderlich, wenn das Entgelt für den Umsatz mindestens 1.000 € und bei Rechnungen über den Bezug von Kraftstoffen mindestens 250 € beträgt. Das BZSt kann im Einzelfall auch die Vorlage der Originale verlangen.

Frühe Antragstellung sichert Ihnen Liquiditätsvorteil

Ihr Antrag auf Vorsteuervergütung für 2009 kommt noch rechtzeitig, wenn Sie ihn bis spätestens 30.9.2010 stellen. Maßgeblich ist das Datum des Eingangs beim BZSt.