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Auslöser 1: Existenz- und Neugründung 

Klar, irgendwann fängt jeder mal an. Doch gerade frischgebackene Unternehmer sind überdurchschnittlich häufig von einer Umsatzsteuer-Nachschau betroffen.

Der Grund: Immer wieder werden Unternehmen nur zum Schein gegründet, um Vorsteuer aus privaten Rechnungen ziehen zu können. Das Finanzamt will mit der unangemeldeten Nachschau prüfen, ob das Unternehmen existiert und dort auch gearbeitet wird, wie gegenüber dem Finanzamt angegeben.

Das bedeutet für Sie: Gegen diese Gefahr können Sie grundsätzlich nichts unternehmen – ein gewisser Anteil der Neugründungen wird einfach zufällig ausgewählt. Das sollten Sie aber wissen.

Auslöser 2: Häufige oder hohe Vorsteuer-Erstattungen

Es ist ein ganz normaler Vorgang, aber trotzdem horcht das Finanzamt auf, wenn sich aus Ihrer monatlichen oder quartalsweisen Umsatzsteuer-Voranmeldung ein Erstattungsbetrag ergibt. Dabei kann es durchaus mal passieren, dass Sie mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen haben – etwa wenn Sie (z. B. in der Gründungsphase) mehr Ausgaben als Einnahmen haben oder wenn Sie in einem Monat eine größere Investition tätigen. Eigentlich sollte das Finanzamt Ihnen die Differenz umgehend erstatten. Doch die Beamten halten den Daumen auf die Kasse. Und nehmen eine Erstattungsforderung rasch zum Anlass für eine Umsatzsteuer-Nachschau – vor allem, wenn so etwas mehrere Monate hintereinander passiert oder es um größere Beträge geht.

Tipp: Wenn Sie Vorsteuererstattungsbeträge geltend machen, können Sie – um dieser Gefahr vorzubeugen – zusammen mit Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung Kopien von Rechnungen einreichen, mit denen Sie belegen, dass Sie größere betriebliche Anschaffungen getätigt haben, die zu der Erstattung führen.

Tipp: Rufen Sie dazu Ihren Sachbearbeiter beim Finanzamt an, und bieten Sie von sich aus an, die Unterlagen einzureichen.

Auslöser 3: Voranmeldungen und Jahreserklärung weichen ab

Erklären Sie nach Jahresende höhere Umsätze als zuvor in den Voranmeldungen, sodass sich eine Umsatzsteuer-Nachzahlung ergibt, wecken Sie schnell das Misstrauen des Finanzamts. Passiert ist das schnell – etwa wenn Sie versehentlich eine Rechnung falsch abgelegt hatten. Warum das für Sie unangenehm ist: Vergessene Rechnungen sind zwar eine plausible Erklärung für eine Abweichung – aber sie werfen kein gutes Licht auf Ihre Sorgfalt. Ein „Minuspunkt“ in Ihrer Akte ist Ihnen schon mal sicher. Möglicherweise ordnet der Finanzbeamte auch gleich eine Nachschau an. Umgekehrt ist es möglich, dass Sie in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung weniger Erlöse als in den Voranmeldungen angeben. Das bringt Fehler in Ihrer Buchführung ans Licht, die Sie dem Finanzbeamten erklären müssen. Die gehen diesen Fehlern sonst gern mal durch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung nach.

Tipp: Achten Sie genau darauf, dass Sie Ihre Umsätze schon in den Voranmeldungen vollständig und richtig erfassen. Dann kann es nicht zu größeren Abweichungen in der Jahreserklärung kommen.

Und wenn es zu spät ist, den Fehler zu vermeiden? Ist Ihnen einer der beiden Fehler nun doch passiert, legen Sie der Jahreserklärung am besten von sich aus ein Schreiben bei, in dem Sie die Abweichungen plausibel erklären – um so den ungebetenen Besuch zu vermeiden.

Auslöser 4: Auffälligkeiten bei Ihren Geschäftspartnern

Auch wenn Sie selbst nicht den geringsten Anlass für eine Umsatzsteuer-Nachschau bieten, können Sie von einer Nachschau betroffen sein, wenn Geschäftspartner von Ihnen auffällig werden.

Beispiel: Ein Kunde von Ihnen begründet mit Rechnungen von Ihrem Unternehmen Umsatzsteuer-Erstattungen. Dann kann das Finanzamt dieses Unternehmens bei dem für Sie zuständigen Amt nachfragen, ob bei Ihrem Unternehmen alles in Ordnung und die Vorsteuer berechtigt ist. Das kann eine Nachschau bei Ihnen auslösen.

Tipp: Diese Gefahr können Sie nicht gänzlich bannen, aber doch minimieren, indem Sie sorgfältig bei der Auswahl Ihrer Geschäftspartner vorgehen. Überprüfen Sie beispielsweise, ob Ihre Kunden im Handelsregister eingetragen sind und ob sie am angegebenen Firmensitz auch tatsächlich existieren.