Kompetente Beratung für Ihr erfolgreiches Unternehmen!Welches Arbeitsmaterial darf ein Betriebsprüfer von Ihnen verlangen?
Hat sich der Betriebsprüfer vom Finanzamt (z. B. für die Lohnsteuer-Außenprüfung) oder der der Deutschen Rentenversicherung angesagt und steht nun vor der Tür, sind Sie verpflichtet, ihn bei seiner Arbeit zu unterstützen.
Dazu zählt auch, ihm einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. In kleineren Betrieben mit wenigen Angestellten werden Tisch und Stuhl ausreichen. In einer größeren Firma dürfte es Ihnen leichter fallen, einen eigenen Raum bereitzustellen.
Diese Hilfsmittel müssen Sie dem Betriebsprüfer stellen
Zu den Hilfsmitteln, die Sie zur Verfügung stellen, gehört ein Lesegerät, wenn Sie Ihre Unterlagen verfilmt haben. Aber auch der Prüfer muss an sein Handwerkszeug denken. In der Regel sind die Prüfer mit dem notwendigen Büromaterial oder einem Notebook ausgerüstet. Sie sind nicht verpflichtet, Kugelschreiber, Bleistifte, ein Fotokopiergerät, eine Schreibmaschine oder einen Taschenrechner bereitzuhalten. Auch einen verschließbaren Schrank kann ein Prüfer nicht verlangen. Schreibarbeiten muss er selbst ausführen und darf keine Hilfskraft oder gar eine Sekretärin verlangen. Das Telefon darf er nur mit Ihrem Einverständnis benutzen.
Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Betriebsprüfung
Je reibungsloser die Prüfung abläuft, desto schneller können Sie zum „geregelten Alltag“ zurückkehren. Unterstützen Sie den Prüfer bei seiner Arbeit:
- Sagen Sie ihm, wen er bei Fragen ansprechen kann. Das hat für Sie den Vorteil, dass nicht einfach irgendwelche nicht befugte und nicht so gut informierte Mitarbeiter angesprochen werden. Der von Ihnen angebotene Ansprechpartner sollte von Ihnen genauestens instruiert werden (über Prüfungsdauer, Prüfumfang usw.).
- Die Unterlagen sind so zu gliedern, dass der Betriebsprüfer in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die abgerechneten Arbeitsentgelte erhält.
- Zu Ihrer Unterstützung gehört auch, dass Sie dem Prüfer die Nutzung der EDV-Anlage ermöglichen. Sie brauchen hier keine Maschinenzeit zur Verfügung zu stellen, aber ein PC zum Lesen der Daten ist nötig.
- Wenn es zur Durchführung der Betriebsprüfung erforderlich ist, darf der Prüfer Ihre Unterlagen kopieren. Die Kosten für Kopien von Unterlagen trägt bei Prüfungen durch die Rentenversicherung der Versicherungsträger. Darüber hinaus können Sie dem Rentenversicherungsträger Kosten, die Ihnen durch die Betriebsprüfung entstehen, nicht in Rechnung stellen.
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