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Digitale Betriebsprüfung: Alarm! Die Hightech-Prüfer vom Finanzamt

Die Prüfer vom Finanzamt rüsten technisch auf und werden dadurch immer raffinierter: Nach einer Statistik erfolgen schon heute bereits 70 % aller Betriebsprüfungen digital. Das heißt: Der Prüfer vom Finanzamt steht mit dem Laptop vor Ihrer Tür und analysiert mit speziellen Programmen Ihre Buchhaltung, Spesenabrechnungen, elektronische Fahrten- und Kassenbücher…

Digitale Betriebsprüfung: Bis zu 250.000 € Verzögerungsgeld droht

Nach der Abgabenordnung in § 146, Abs. 2b droht nun ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 bis 250.000 €, wenn Sie der Vorbereitung einer digitalen Betriebsprüfung nicht nachgekommen sind. Beschäftigen Sie sich also jetzt mit dem Thema Betriebsprüfung! Die gute Nachricht zuerst: Statistisch gesehen ist eine Betriebsprüfung eher unwahrscheinlich. Kleinunternehmen müssen im Schnitt nur etwa alle 20 Jahre mit dem ungebetenen Besuch vom Finanzamt rechnen. Doch das ist nur die Statistik…

Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung ist stark gestiegen

In der Realität steigt die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung dramatisch an, wenn Sie auf die ein oder andere Art auffällig werden. Wenn Ihre beim Finanzamt eingereichten Steuererklärungen und Voranmeldungen Abweichungen vom Üblichen oder Ungereimtheiten zeigen, kündigt sich der Betriebsprüfer in der Regel rasch an – und das jetzt umso eher, weil die Möglichkeiten der digitalen Prüfverfahren dem Prüfer langwieriges Auswerten von Akten abnehmen. Hier sind einige der häufigsten Anlässe für digitale Betriebsprüfungen:

• Ihre Steuererklärung ist nicht plausibel: Besonders misstrauisch wird das Finanzamt, wenn Ihre Steuererklärung und besonders die Angaben in Ihrem EÜR-Formular offensichtliche Ungereimtheiten enthalten, z. B. wenn Sie andauernde Verluste ausweisen oder einen deutlich niedrigeren Gewinn als vergleichbare Unternehmen erwirtschaftet haben.
• Ihre Verhältnisse sind unübersichtlich: z. B. nicht eindeutige Besitzverhältnisse, verschachtelte Gesellschaftskonstruktionen oder mehrere Umstrukturierungen innerhalb eines Jahres. Auch eine Betriebsübergabe (z. B. an Ihre Kinder) kann Grund für eine Betriebsprüfung sein.
• Eine frühere Prüfung führte zu erheblichen Steuernachzahlungen: Wiegen Sie sich nicht in Sicherheit, wenn der Steuerprüfer gerade erst in Ihrer Firma war. Gerade wenn der Finanzbeamte fündig wurde und Sie Steuern nachzahlen mussten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Finanzamt bald wieder eine so genannte Anschlussprüfung ansetzt.
• Sie haben hohe Vorsteuer-Überschüsse geltend gemacht: Machen Sie hohe Vorsteuer-Überschüsse geltend (bekommen also nach Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder -Erklärungen immer wieder Geld vom Finanzamt zurück), so müssen Sie mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung rechnen. Hierbei prüft der Finanzbeamte, ob Sie tatsächlich ordentliche Rechnungen vorlegen können, die die entsprechenden Umsatzsteuersummen ausweisen.
• Stark schwankende Gewinne: Wenn Ihre Gewinne von Jahr zu Jahr stark schwanken, glaubt das Finanzamt schnell, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht.

Was Sie bei einer digitalen Betriebsprüfung erwartet

Nur wenn Sie Ihre Buchführung – noch ganz klassisch – allein auf Papier mit einer einfachen Belegablage führen, sind Sie sicher vor den modernen Methoden der elektronischen Betriebsprüfung. Sobald Sie ein Computer-Programm für Ihre Buchführung nutzen, müssen Sie dem Prüfer im Falle einer Betriebsprüfung die gespeicherten Buchungsdaten zusammen mit dem Programm zur Verfügung stellen (§ 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO)). Dabei kann der Prüfer entscheiden, wie genau Sie ihm die elektronischen Daten zur Verfügung stellen müssen. Es gibt 3 Möglichkeiten:

• Direkter Zugriff: Der Prüfer setzt sich an Ihren PC, auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert sind.
• Indirekter Zugriff: Sie oder Ihre Mitarbeiter werten die Zahlen Ihrer Buchhaltung nach Vorgaben des Prüfers aus und stellen ihm die Ergebnisse zur Verfügung.
• Der Prüfer bekommt von Ihnen alle steuerlich relevanten Daten auf einem Datenträger (CD-ROM, USB-Stick).

Welche Variante der Prüfer wählt, bleibt ihm allein überlassen. Sie dürfen also nicht mitbestimmen, welche Methode gewählt wird. Bei kleineren Unternehmen wird der Prüfer häufig die erste Variante wählen und sich an Ihren PC setzen, der Ihre Buchhaltungsdaten enthält. Und das nicht ohne Hintergedanken:  Sitzt er einmal an Ihrem PC, darf er sich ohne Nachfrage alle Daten anschauen, die sich auf diesem PC befinden: gespeicherte Briefe und E-Mails anschauen … Alles, was er dabei findet, kann er für seine Prüfungszwecke nutzen.

Tipp: Verwenden Sie für die Betriebsprüfung einen gesonderten PC, der allein Ihre Buchhaltungsdaten und andere Daten enthält, die aus Ihrer Sicht steuerlich relevant sind, um den Prüfer nicht auf falsche Spuren zu lenken.

Will der Prüfer mehr sehen, darf er sich nicht einfach an einen anderen PC setzen, nur weil er dort interessante Informationen vermutet. Er muss Sie darum bitten, Ihnen die gewünschten Daten oder Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Die Frage ist: Welche Daten sollten Sie von sich aus dem Prüfer zugänglich machen? Neben den Buchungsdaten kommen als Daten mit steuerlicher Relevanz z. ?B. in Frage: Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr zur Zahlungen etc. – kurz: die Dateien, mit denen die Zahlen aus der Buchhaltung verständlich und nachvollziehbar werden.

Sitzt der Prüfer an Ihrem PC oder wertet er die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten mit seiner eigenen Prüfsoftware (IDEA) aus, kann er Ihre Daten in Sekundenschnelle auf Fehler und Unstimmigkeiten untersuchen. Hier liegt für ihn der Vorteil gegenüber der klassischen Betriebsprüfung, bei der er sich durch Berge von Belegen und Ordnern wühlen musste.