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Betriebsprüfung: Das böse Erwachen nach dem Betriebsausflug

Für viele Unternehmer kommt das böse Erwachen nach dem Betriebsausflug! Dann nämlich, wenn die Betriebsprüfer einen Blick auf die Unterlagen werfen und plötzlich Lohnsteuer und Abgaben nachfordern.

Diesen teuren Ärger vermeiden Sie sicher, wenn Sie die folgenden Regeln und Fallen kennen: Ihre Aufwendungen für einen Betriebsausflug (oder jede andere Betriebsveranstaltung) dürfen insgesamt nicht mehr als 110 € brutto pro Mitarbeiter betragen. Nur dann bleiben die Leistungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (R 72 Abs. 4 LStR). Das heißt, solange Ihre Ausgaben für

• Speisen und Getränke,
• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen,
• Eintrittskarten für Veranstaltungen,
• kleinere Geschenke ohne bleibenden Wert,
• Musik, Raummiete, künstlerische Darbietungen etc.

in ihrer Summe unter der Grenze von 110 € pro Mitarbeiter bleiben, ist alles gut. Rutschen die Ausgaben aber über 110 €, wird nicht allein der übersteigende Anteil abgabenpflichtig, sondern die gesamte Summe! An diesem Punkt kommt Falle 1 ins Spiel:

Falle 1: Die Angehörigen nehmen am Betriebsausflug teil

Oft ist es üblich, dass auch die Lebenspartner oder Kinder der Mitarbeiter am Ausflug oder dem Sommerfest teilnehmen. Hier lauert schon die erste Falle: Die 110-€-Grenze gilt nicht pro Teilnehmer Ihrer Veranstaltung, sondern pro teilnehmenden Mitarbeiter!

Beispiel: Sie veranstalten einen Betriebsausflug für Ihre 5 Mitarbeiter, die jeweils ihren Lebenspartner mitnehmen – also für insgesamt 10 Teilnehmer (Sie mit Ihrem Partner eingeschlossen). Die Gesamtkosten belaufen sich auf 700 € – macht pro Teilnehmer 70 €.

Aber Vorsicht! Die Gesamtkosten dürfen nur pro teilnehmenden Mitarbeiter gerechnet werden. Das ergibt bei 5 Mitarbeitern jeweils 140 €. Die Grenze ist überschritten – Steuern und Sozialabgaben werden fällig.

Tipp: Haben Sie schon einen Ausflug durchgeplant, und stellen Sie jetzt fest, dass die Kosten für die Veranstaltung über die 110-€-Grenze rutschen, bleibt Ihnen noch ein Ausweg, um die Abgabenpflicht zu umgehen: Vereinbaren Sie in diesem Fall mit Ihren Mitarbeitern, dass diese sich mit einem Eigenanteil an den Veranstaltungskosten beteiligen, um den Arbeitgeberanteil so auf höchstens 110 € pro Mitarbeiter zu drücken. Wichtige Voraussetzung: Diese Vereinbarung müssen Sie vor der Veranstaltung treffen – nachträglich geht es nicht.

Falle 2: Die Zahl Ihrer Veranstaltungen

Sie sind ein geselliger Chef, dem häufige Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern wichtig sind? Dann achten Sie besonders auf diesen Punkt: Sie dürfen nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr durchführen – eine dritte Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter gilt als „unüblich“. Auf den Kosten dafür würden Sie sitzenbleiben. Das heißt:

• Nur Betriebsausflug und Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter = alle Veranstaltungen steuer- und abgabenfrei
• Betriebsausflug, Sommerfest und Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter = für eine der Feiern werden Steuern und Sozialabgaben fällig.

Planen Sie Ihre Veranstaltungen also immer fürs ganze Jahr – ein spontan eingeschobener Ausflug oder eine zusätzliche Party auf Ihre Kosten kann teuer werden!

Falle 3: Ein Betriebsausflug Belohnung für die Besten

Eine böse Überraschung können Sie auch dann erleben, wenn Sie einen Betriebsausflug als Motivationsinstrument einsetzen.

Beispiel: Sie starten einen Verkaufswettbewerb und die besten 3 Ihrer Verkäufer können am Ausflug teilnehmen.

In solchen Fällen sind die Kosten für den Ausflug steuer- und abgabenpflichtiger Lohn. Denn es gilt folgender Grundsatz:

• Betriebsausflug für alle Mitarbeiter = kein Privileg = Steuer- und Abgabenfreiheit
• Ausflug für die besten Mitarbeiter als Dank für herausragende Leistung = Privileg = Steuer- und Abgabenpflicht