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Diesen teuren Ärger vermeiden Sie sicher, wenn Sie die folgenden Regeln und Fallen kennen: Ihre Aufwendungen für einen Betriebsausflug (oder jede andere Betriebsveranstaltung) dürfen insgesamt nicht mehr als 110 € brutto pro Mitarbeiter betragen. Nur dann bleiben die Leistungen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (R 72 Abs. 4 LStR). Das heißt, solange Ihre Ausgaben für

• Speisen und Getränke,
• Fahrtkosten,
• Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen,
• Eintrittskarten für Veranstaltungen,
• kleinere Geschenke ohne bleibenden Wert,
• Musik, Raummiete, künstlerische Darbietungen etc.

in ihrer Summe unter der Grenze von 110 € pro Mitarbeiter bleiben, ist alles gut. Rutschen die Ausgaben aber über 110 €, wird nicht allein der übersteigende Anteil abgabenpflichtig, sondern die gesamte Summe! An diesem Punkt kommt Falle 1 ins Spiel:

Falle 1: Die Angehörigen nehmen am Betriebsausflug teil

Oft ist es üblich, dass auch die Lebenspartner oder Kinder der Mitarbeiter am Ausflug oder dem Sommerfest teilnehmen. Hier lauert schon die erste Falle: Die 110-€-Grenze gilt nicht pro Teilnehmer Ihrer Veranstaltung, sondern pro teilnehmenden Mitarbeiter!

Beispiel: Sie veranstalten einen Betriebsausflug für Ihre 5 Mitarbeiter, die jeweils ihren Lebenspartner mitnehmen – also für insgesamt 10 Teilnehmer (Sie mit Ihrem Partner eingeschlossen). Die Gesamtkosten belaufen sich auf 700 € – macht pro Teilnehmer 70 €.

Aber Vorsicht! Die Gesamtkosten dürfen nur pro teilnehmenden Mitarbeiter gerechnet werden. Das ergibt bei 5 Mitarbeitern jeweils 140 €. Die Grenze ist überschritten – Steuern und Sozialabgaben werden fällig.

Tipp: Haben Sie schon einen Ausflug durchgeplant, und stellen Sie jetzt fest, dass die Kosten für die Veranstaltung über die 110-€-Grenze rutschen, bleibt Ihnen noch ein Ausweg, um die Abgabenpflicht zu umgehen: Vereinbaren Sie in diesem Fall mit Ihren Mitarbeitern, dass diese sich mit einem Eigenanteil an den Veranstaltungskosten beteiligen, um den Arbeitgeberanteil so auf höchstens 110 € pro Mitarbeiter zu drücken. Wichtige Voraussetzung: Diese Vereinbarung müssen Sie vor der Veranstaltung treffen – nachträglich geht es nicht.

Falle 2: Die Zahl Ihrer Veranstaltungen

Sie sind ein geselliger Chef, dem häufige Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern wichtig sind? Dann achten Sie besonders auf diesen Punkt: Sie dürfen nicht mehr als 2 Veranstaltungen pro Jahr durchführen – eine dritte Veranstaltung für Ihre Mitarbeiter gilt als „unüblich“. Auf den Kosten dafür würden Sie sitzenbleiben. Das heißt:

• Nur Betriebsausflug und Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter = alle Veranstaltungen steuer- und abgabenfrei
• Betriebsausflug, Sommerfest und Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter = für eine der Feiern werden Steuern und Sozialabgaben fällig.

Planen Sie Ihre Veranstaltungen also immer fürs ganze Jahr – ein spontan eingeschobener Ausflug oder eine zusätzliche Party auf Ihre Kosten kann teuer werden!

Falle 3: Ein Betriebsausflug Belohnung für die Besten

Eine böse Überraschung können Sie auch dann erleben, wenn Sie einen Betriebsausflug als Motivationsinstrument einsetzen.

Beispiel: Sie starten einen Verkaufswettbewerb und die besten 3 Ihrer Verkäufer können am Ausflug teilnehmen.

In solchen Fällen sind die Kosten für den Ausflug steuer- und abgabenpflichtiger Lohn. Denn es gilt folgender Grundsatz:

• Betriebsausflug für alle Mitarbeiter = kein Privileg = Steuer- und Abgabenfreiheit
• Ausflug für die besten Mitarbeiter als Dank für herausragende Leistung = Privileg = Steuer- und Abgabenpflicht