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Dazu gehören die mit einer Buchhaltungssoftware erzeugten Daten. Auch Kalkulationen per Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel), die Sie per Intranet an Ihre Buchhaltung weitergeben, wo diese ins Buchhaltungsprogramm importiert und weiterverarbeitet werden, sind steuerlich relevante Daten. Nicht digital geprüft werden dagegen Briefe und Rechnungen, die Sie mithilfe eines Textverarbeitungsprogramms am PC schreiben, dann ausdrucken und verschicken,. In diesem Fall muss sich der Prüfer mit einer Papierkopie zufrieden geben. Das gilt auch für gelöschte E-Mails.

Betriebsprüfung: So sieht es der Bundesfinanzhof

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einer Grundsatzentscheidung (Az. VIII R 80/06) klargestellt, was Gegenstand der digitalen Betriebsprüfung sein darf: nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Der Zugriff auf gesetzlich nicht vorgeschriebene elektronische Aufzeichnungen ist dem Urteil zufolge nicht zulässig.

Betriebsprüfung: So gehen Sie mit sieben gängigen Geschäftsvorfällen um

Geschäftsvorfall 1: Gescanntes Angebot oder Kundenanschreiben

Sie erstellen ein Angebot oder einen Kundenbrief mit einem Textprogramm und scannen das unterschriebene Schreiben ein.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Ja

So sichern Sie die Belege: Sie müssen die Datei so speichern, dass das Schreiben in Originalform ausgedruckt oder betrachtet werden kann. Eine maschinelle Auswertung ist nicht notwendig

Geschäftsvorfall 2: Gescannte Bestelleingänge

Ein Kunde bestellt per Brief. Das Schreiben wird eingescannt und digital weiterverarbeitet.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Ja.

So sichern Sie die Belege: Sie müssen den Brief abheften und die weiterverarbeiteten Daten digital und maschinell auswertbar speichern.

Geschäftsvorfall 3: E-Mail-Bestellung

Sie bestellen bei einem Lieferanten per E-Mail.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Ja.

So sichern Sie die Belege: Dies ist eine digitale Unterlage. Die Dateien sind so zu archivieren, dass das gesamte Schreiben in ursprünglicher Form ausgedruckt oder betrachtet werden kann. Maschinelle Auswertbarkeit ist nötig.

Geschäftsvorfall 4: Reisekostenabrechnung in Excel

Ihr Mitarbeiter erstellt eine Reisekostenabrechnung mittels Excel-Sheet und schickt diese per E-Mail an die Buchhaltung, wo sie verbucht wird.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Ja.

So sichern Sie die Belege: Dies ist eine digitale Unterlage. Sie müssen die Dateien so speichern, dass das gesamte Schreiben in ursprünglicher Form ausgedruckt und betrachtet werden kann. Maschinelle Auswertung ist notwendig.

Geschäftsvorfall 5: Angebot oder Brief aus einem Textprogramm
Sie erstellen ein Angebot oder einen Kundenbrief mit einem Textprogramm am PC.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Nein.

So sichern Sie die Belege: Sie müssen nur eine Briefkopie abheften

Geschäftsvorfall 6: Per EDV erfasstes Angebot oder Brief aus Textprogramm

Sie erstellen ein Angebot, einen Kundenbrief mit einem Textverarbeitungsprogramm. Die enthaltenen Daten werden mit der EDV weiterverarbeitet.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Nein.

So sichern Sie die Belege: Der Originaltext ist keine digitale Unterlage. Verarbeiten Sie die Inhalte des Briefs mit einem EDV-System weiter (z. B. FiBu, Lohn), müssen Sie diese Daten aber digital und maschinell auswertbar speichern.

Geschäftsvorfall 7: Bestellung per Post

Ein Kunde bestellt per Brief.

Für die elektronische Betriebsprüfung relevant? Nein.

So sichern Sie die Belege: Sie müssen nur den Brief abheften.