Schlussrechnung: Vorsicht bei Anzahlungen!
Verlangen Sie aber eine Anzahlung und kommt die rechtzeitig auf Ihr Konto oder in Ihre Kassen, können Sie eher davon ausgehen, dass der Kunde zahlungskräftig ist.
Vorsicht bei der Schlussrechnung! Die teure Steuerfalle bei Anzahlungen
In der Geschäftswelt sind Anzahlungen eine Alltäglichkeit. Das wissen auch die Finanzbeamten und haben deshalb eine besonders unangenehme Umsatzsteuerfalle aufgebaut. Im Rahmen von Betriebsprüfungen wird hierauf ganz besonders geschaut. Der Grund liegt auf der Hand:
Tappen Sie in die Falle hinein, müssen Sie die Umsatzsteuer gleich doppelt abführen! Ein lukratives Geschäft für das Finanzamt. Eine teure Falle für Sie. Zum Glück können Sie diese Falle mit wenig Aufwand umgehen.
Wenn Sie Anzahlungen erhalten
Anhand der bei Ihnen vorhandenen Bankbelege, Quittungen, Kassenabrechnungen oder anderen Aufzeichnungen erkennt der Prüfer des Finanzamts, ob Sie Anzahlungen erhalten oder geleistet haben – und wird einen entsprechend tiefen Blick in Ihre Buchführung werfen. Ihm geht es dabei um die Umsatzsteuer. Denn es gilt der Grundsatz:
In Anzahlungen steckt Umsatzsteuer
Sind die von Ihnen erbrachten (oder noch zu erbringenden Leistungen) umsatzsteuerpflichtig, sind es die Ihnen zuteil werdenden Anzahlungen auch.
Umsatzsteuer wird auch aus Abrechnungen ohne Umsatzsteuerausweis fällig. Händigen Sie also einem Ihrer Kunden eine einfache Quittung über seine geleistete Anzahlung aus, ohne die Umsatzsteuer separat auszuweisen, müssen Sie die Steuer dennoch aus dem Rechnungsbetrag herausrechnen!
Beispiel: Sie verkaufen ein individuell konfiguriertes Bürogerät für 5.000 € zuzüglich 950 € Umsatzsteuer. Hierfür erhalten Sie eine Anzahlung in Höhe von 2.000 € zuzüglich 380 € Umsatzsteuer. Ihr Kunde überweist 2.380 € auf Ihr Bankkonto. Nach erfolgter Lieferung schicken Sie Ihrem Kunden eine Rechnung, in der Sie die in den Anzahlungen enthaltene Umsatzsteuer offen absetzen.
Entscheidend: Korrekte Schlussrechnung!
Haben Sie Anzahlungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer bekommen, müssen Sie die erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer in der Schlussrechnung vom Endrechnungsbetrag abziehen.
In der Schlussrechnung lauert die teure Falle:
Weisen Sie in der Schlussrechnung die Anzahlungen nur in einem Bruttobetrag aus, müssen Sie die bereits in den Abschlagszahlungen beinhaltete Umsatzsteuer noch einmal (!) an das Finanzamt abführen! Daran kommen Sie auch nicht vorbei. Je nach Höhe des Betrags kann Sie das sogar in wirtschaftliche Schwierigkeiten bringen!
Ihre Schlussrechnung sollte deshalb so wie in dem folgenden Muster aussehen.
Muster für eine sichere Schlussrechnung
Endabrechnung für die Lieferung
Gerät XY am 12.03.2013 5.000,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer 950,00 €
Rechnungsbetrag 5.950,00 €
abzügl. Abschlagszahlung
am 29.02.2013 2.000,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer 380,00 €
– 2.380,00 €
Restzahlung (netto) 3.000,00 €
zzgl. Umsatzsteuer 19% 570,00 €
Restzahlung 3.570,00 €
Tipp: Bei mehreren Anzahlungen genügt es aber, wenn die gesamten Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer jeweils in einem Gesamtbetrag abgesetzt werden.
Ziehen Sie die erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer wie in der korrekten Schlussrechnung ab, schulden Sie nur noch die restliche Umsatzsteuer von 570 €.
Tipp: Sie können eine falsche Rechnung nachträglich berichtigen! Voraussetzung ist, dass Sie Ihrem Auftraggeber eine Rechnungsberichtigung zukommen lassen und die ursprüngliche Rechnung zurückfordern! In diesem Fall bekommen Sie die an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer wieder erstattet, wenn beim Empfänger der Leistung der Vorsteuerabzug berichtigt worden ist!
