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Diese Kosten müssen Sie beim Projektcontrolling erfassen

Die Ist-Kosten müssen gemäß der Systematik der Kostenplanung erfasst werden. Dazu sollten schon in der Planung die einzelnen Arbeitspakete als Unterkostenträger behandelt werden, die Termine, Mitteleinsatz und Kosten enthalten. Werden sowohl die Plan- als auch die Ist-Kosten vorgangs- oder arbeitspaketbezogen erfasst und zugerechnet, ist dies eine gute Grundlage für die Kostenkontrolle. Die Kosten für einzelne Vorgänge können nach Kostenarten aufgeschlüsselt werden. Zum Beispiel:

• Personalkosten
• Materialkosten
• Betriebsmittelkosten
• Sonstige Kosten

Erfassung der Personalkosten

Bei vielen Projekten sind die Personalkosten der größte Kostenposten im Projekt. Ihre Erfassung und Kontrolle ist daher besonders wichtig. Sie werden üblicherweise durch den Einsatz von Stundenzetteln erfasst. Sie müssen Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, ihren Arbeitsaufwand für einzelne Arbeitspakete schriftlich festzuhalten. Um daraus die verursachten Kosten zu errechnen, müssen Stundensätze für die einzelnen Mitarbeiter bekannt sein.

Falls im Unternehmen keine Stundensätze festgelegt sind, können Sie diese anhand der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen errechnen. Überlegen Sie, in welcher Weise Sie dabei die Gemeinkosten (Büro, Material, Geräte,….) berücksichtigen wollen: Die können Sie entweder separat aufführen oder als Zuschläge den Personalkosten zurechnen.

Erfassung der Materialkosten

Es ist zu unterscheiden zwischen Lager- und Liefermaterial. Bei Lagermaterial erfolgt die Bewertung in der Regel zu Standardpreisen. Bei Liefermaterial hat man meist die folgenden Phasen: Bestellung, Anlieferung, Eingangsrechnung mit Prüfung und Freigabe.

Güter und Dienstleistungen werden bestellt oder abgerufen, anschließend geliefert, dann verbucht, verwendet und in der Regel wieder zu einem anderen Zeitpunkt bezahlt. Dadurch können sich Verzögerungen ergeben. Verzögerungen können sich aber auch aus dem Abrechnungsrhythmus des betrieblichen Rechnungswesens ergeben.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Meilensteine für Ihr Projektcontrolling. Ein guter Zeitpunkt, um das Projekt einem Controlling zu unterziehen, ist das Erreichen von Meilensteinen: Hier liegt ein klar definiertes (Zwischen)-Ergebnis vor. Sind alle bisherigen Vorgänge vollständig abgeschlossen und keine Vorgänge mehr in Durchführung, lassen sich die bisher verursachten Kosten relativ einfach ermitteln. Selbst, wenn die bis zu diesem Stichtag verursachten Kosten nicht präzise auf Euro und Cent zu bestimmen sind, so lassen sie sich doch meist verlässlich schätzen.

Machen Sie zu diesem Zeitpunkt eine Projektbesprechung mit allen Beteiligten. Diskutieren Sie anhand der Daten den Projektfortschritt und die gemachten Erfahrungen. Dann legen Sie im Team das weitere Vorgehen fest. Auf diese Weise behalten Sie das Projekt fest im Griff.

Risiken bei der Erfassung der Ist-Werte

In der Praxis liegen die häufigsten Schwierigkeiten in den folgenden Bereichen:

• Bei Arbeitspaketen, die noch in der Durchführung sind, ist es oft schwierig, den Fertigstellungsgrad und damit die Restkosten zu erfassen.
• Manchmal sind die einzelnen Kosten und Arten nur schwer den einzelnen Arbeitspaketen zuzuordnen. Dabei wird schlicht vergessen, die entsprechenden Einbringungsmengen schriftlich festzuhalten, etwa bei der Genauigkeit der Stundenerfassung.
• Mangelnde Abstimmung mit der Betriebsabrechnung, etwa dadurch, dass die Daten von dort zu spät oder in zu großen zeitlichen Abständen (monatlich) geliefert werden.

Vergleichen Sie im Projektcontrolling die Soll-Ist-Werte

Ist Ihr Projekt noch innerhalb der Planvorgaben? Überwachen Sie die Termine mit einem Balkendiagramm. Die zeitliche Dauer der Arbeitspakete wird als Balken eingetragen; oben so wie es geplant wurde, darunter die tatsächliche Realisierung.

Im obigen Beispiel sehen Sie, dass der Vorgang 1 innerhalb der geplanten Dauer beendet werden konnte. Vorgang 2 beginnt damit zwar zum geplanten Termin, dauert aber eine Woche länger als geplant. Damit verschiebt sich der Beginn des Vorgangs 3 ebenfalls um eine Woche. Dieser war mit 3 Wochen Bearbeitungsdauer geplant. Leider wurden tatsächlich aber 4 Wochen benötigt. So verschieben sich auch die nachfolgenden Vorgänge zeitlich weiter nach hinten. Vorgang 4 beginnt schon mit einer Verspätung von 3 Wochen. Hier hat bereits ein verhängnisvoller Dominosteineffekt eingesetzt.

Überwachen Sie Termine mit Meilensteinen

Wenn Sie Meilensteine in der Planung klar definiert haben, können Sie diese in der Durchführung einfach überprüfen. Die Meilenstein-Trendanalyse ist dazu ein einfaches und vor allem anschauliches Instrument.

Auf der vertikalen Achse tragen Sie die Meilensteintermine ein; auf der horizontalen Achse die Berichtszeitpunkte.

Mit Berichtszeitpunkt ist gemeint, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Team schätzen, wann Sie die jeweiligen Meilensteine voraussichtlich erreichen werden. Beispielsweise ist geplant, dass der Meilenstein 1.5. (Design fertig) am 1. Mai erreicht wird. Zum zweiten Berichtszeitpunkt, dem 1. Februar, wird erkennbar, dass dieser Termin voraussichtlich nicht zu halten ist. Er wird nun etwa für den 10.Mai erwartet. Auch bei den Meilensteinen 1.8. (Prototyp fertig“) und „1.10.“ (Nullserie abgeschlossen) werden Verzögerungen erwartet.

Im obigen Diagramm ist ersichtlich, dass der Meilenstein 1.5. tatsächlich termingerecht erreicht werden konnte, während die Meilensteine 1.8. und 1.10. mit jeweils einmonatiger Verspätung realisiert wurden. Ein ansteigender Kurvenverlauf weist auf eine Terminverzögerung hin; ein fallender Kurvenverlauf auf eine vorzeitige Fertigstellung. Die Meilenstein-Trendanalyse zeigt also auf einen Blick, ob die wichtigen Termine voraussichtlich eingehalten werden können oder nicht.

Wichtig: 

• Wenn ein Meilenstein die 45-Grad-Diagonale erreicht, so ist er erfüllt.
• Aufsteigende Kurven bedeuten eine Terminverzögerung.
• Waagrechte Linien bedeuten Planeinhaltung.
• Abfallende Linien bedeuten vorzeitige Terminerfüllung.

So nutzen Sie diese Methode zur Terminüberwachung:

1. Definieren Sie in der Planung die Meilensteinergebnisse und die dazugehörigen Termine.
2. Überprüfen Sie die Meilensteine in regelmäßigen Abständen, etwa monatlich.
3. Tragen Sie die neuen Schätzungen in das Meilenstein-Trendchart ein.
4. Ermitteln Sie die Auswirkungen und planen Sie bei Abweichungen geeignete Korrekturmaßnahmen. 

Praxis-Tipp: Planmäßig heißt nicht unbedingt optimale Effizienz. Selbst wenn es im Projekt schneller als geplant voran geht, kann das Anlass für Sie sein, steuernd einzugreifen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie erkennen, dass die Planvorgaben auf zu großzügigen Schätzungen beruhen und mühelos erreicht oder sogar unterschritten werden können.

Die Gefahr ist, dass dann im Team ein gewisser Schlendrian einkehrt und Reserven unnötigerweise aufgebraucht werden. In diesem Fall sollten Sie erwägen, die zeitlichen Vorgaben zu straffen. Versuchen Sie dafür die Zustimmung Ihres Teams zu gewinnen, und ordnen Sie nicht einfach an. Dies ist besser für die Motivation und die Atmosphäre im Team.

Projektcontrolling und Kostenkontrolle

Zu bestimmten Stichtagen sollten Sie feststellen, in welchem Maß Sie mit Ihrem Projekt noch innerhalb des Budgetrahmens sind. Dazu müssen Sie die Ist-Kosten zum jeweiligen Stichtag erfassen und mit den Plan- oder Soll-Kosten vergleichen.

Relativ einfach stellen sich die Dinge dar, wenn zu einem bestimmten Meilenstein-Termin alle bisherigen Arbeitspakete abgeschlossen sind. Die Menge an bisher verausgabten Ressourcen und ihre Kosten sind prinzipiell bekannt und können dem Stand der Leistungserstellung gegenübergestellt werden.

Soll-Ist Vergleich der Kosten

Änderungen gegenüber den Planwerten können sich durch Mengen- oder durch Preisänderungen ergeben. Beide führen zu Kostenänderungen. Kosten können sowohl über- als auch unterschritten werden. Nur ersteres in ein Problem. Im Soll-Ist-Vergleich der Kosten werden die bereits angefallenen den geplanten Kosten gegenübergestellt und so die Abweichungen ermittelt. Meist erfolgt der Vergleich in bestimmten Zeitintervallen, beispielsweise wöchentlich oder monatlich.

Eine effektive Kostenkontrolle berücksichtigt zwei Arten von Kosten:

• Die bisher aufgelaufenen Kosten.
• Die ausstehenden Kosten bis zur Fertigstellung des Projektes.

Restkostenschätzung bei noch nicht abgeschlossenen Arbeitspaketen

Die Ermittlung der Restkosten für Arbeitspakete, die noch in Bearbeitung sind, erweist sich häufig als schwierig. Die bisher für dieses Arbeitspaket verursachten Kosten sind – zumindest prinzipiell – bekannt. Bekannt sind auch die für dieses Arbeitspaket geplanten Kosten. Zu schätzen sind allerdings noch die Kosten, die für die Fertigstellung dieses Arbeitspakets voraussichtlich noch anfallen werden.

Dazu müssen Sie ermitteln, in welchem Umfang die geplante Leistungen schon erbracht worden sind und was noch zu tun ist. Dazu muss der sogenannte Fertigstellungsgrad geschätzt werden, am besten vom Arbeitspaketverantwortlichen.

Beispiel: Restkostenschätzung bei AP 5: Walter Schneider, der Projektleiter für das Projekt „Steuereinheit für Hebetechnik GmbH“, ermittelt den Projektstand zum Stichtag 1. Juli. Um sich über den Stand des noch nicht fertigen Arbeitspakets 5 „Bau Mechanik und Gehäuse“ zu informieren, besucht er den zuständigen Arbeitspaketverantwortlichen, Manfred Mayhoff, an dessen Arbeitsplatz. Herr Mayhoff steht sichtlich unter Druck.

Beim Bau der Mechanik ergaben sich unvorhergesehene Probleme mit der elektrischen Abschirmung der empfindlichen Elektronik. „Das Problem habe ich jetzt soweit im Griff. So dürfte das jetzt funktionieren,“ meint Mayhoff. „Wie lange wird es denn noch dauern, und vor allem welche Kosten kommen denn da bis zur Fertigstellung noch auf uns zu?“, erkundigt sich Herr Schneider. „So genau kann ich das auch nicht sagen. Wir brauchen auf jeden Fall noch diese Spezialabschirmung.

Die ist bestellt. Kostenvoranschlag 350 € plus das Gehäuse, das morgen von Firma Elobox für 1.500 € geliefert wird, und dann werde ich wohl noch einige Tage dran sitzen müssen.“ Gemeinsam kommen Sie überein, dass 5.000 € eine realistische Schätzung der Restkosten ist.

 

Beispiel: Kostenanalyse bei F+E Projekt „Steuereinheit für Hebetechnik GmbH“

In der Projektbesprechung am 5. Juli ergibt sich folgende Situation: Die Arbeitspakete 1, 2, 3 und 4 sind abgeschlossen. AP 1 konnte planmäßig zu 7.000 € realisiert werden; AP 2 wurde 2.000 € und AP 4 1.000 € teurer als geplant. Dem gegenüber stehen Einsparungen von 2.000 € bei AP 3. Im Saldo zeigt sich also eine Kostenüberschreitung von 1.000 €.

AP 5 befindet sich noch in Bearbeitung. Allerdings sind jetzt schon Kosten in Höhe von 8.000 € angefallen. Für die Fertigstellung werden voraussichtlich noch weitere 5.000 € benötigt. AP 6 und AP 7 wurden noch nicht gestartet.

Beim gegenwärtigen Stand ist erkennbar, dass für das Projekt voraussichtlich Gesamtkosten in Höhe von 54.000 € entstehen werden. Das ist 5.000 € höher als geplant:

Arbeitspaket	Plankosten	Istkosten	Restkosten	Sollkosten	Abweichung	Gründe
Technisches Design	7.000	7.000	0	7.000	0
Konstruktion Elektronik	10.000	12.000	0	12.000	+2.000
Konstruktion Mechanik und Gehäuse	8.000	6.000	0	6.000	-2.000
Bau Elektronik	13.000	14.000	0		+1.000
Bau Mechanik und Gehäuse	8.000	7.000	5.000	12.000	+4.000
Zusammenbau der Komponenten	2.000	0	2.000	2.000	0
Test	1.000	0	1.000	1.000	0
	49.000	47.000	7.000	54.000	+5.000