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Projektmanagement: Sechs Tipps, um Entscheidungsblockaden zu durchbrechen

Ihre Arbeit verlangt täglich viele Entscheidungen von Ihnen. Schnellschüsse können genauso verhängnisvoll sein wie Entscheidungen, die immer wieder hinausgeschoben werden. Falsche Entscheidungen sind ärgerlich. Noch schlimmer ist es allerdings, gar keine Entscheidung zu treffen.

Tipp 1: Befreien Sie sich von der Last der perfekten Entscheidung

Ob eine Entscheidung angemessen war oder nicht, können Sie sowieso erst mit einem gewissen zeitlichen Abstand beurteilen. Sie sind kein Prophet. Sie wollen nach bestem Wissen eine Wahl treffen. Sie müssen und können also nicht allen Aspekten gleichzeitig gerecht werden. Eine Ideallösung gibt es so gut wie nie. Das heißt nicht, dass die erstbeste Lösung schon in Ordnung ist.

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Tipp 2: Definieren Sie die Problemstellung

Bevor Sie um einem Entschluss ringen, schauen Sie sich zunächst die aktuelle Lage genau an, die ein Handeln erfordert. Welcher Missstand soll behoben werden? Droht ein Kunde mit Auftragsentzug oder verhandeln Sie gerade mit einem Neukunden über Qualitätsstandards? Beschreiben Sie die Situation aufgrund von Fakten: Aussagen wie „Die Knebelanforderungen legen unsere Produktion lahm“ helfen nicht weiter. Beschreiben Sie so konkret und messbar wie möglich, was passiert ist und jetzt ein entschlossenes Eingreifen erfordert, z. B.: „Die Reklamationsquoten der Produkte aus Abteilung C sind in den letzten 6 Monaten um 15 % gestiegen.“

Tipp 3: Formulieren Sie Anforderungen an die Entscheidung

Aus der genauen Problembeschreibung können Sie auch ableiten, welche Wirkung Ihre zu treffende Entscheidung haben soll. Legen Sie zuerst die Minimalanforderungen fest. Was Sie auch immer tun werden, Sie wollen den Mehraufwand und den Imageverlust aus den Reklamationen reduzieren und die Fehleranfälligkeit in der Abteilung C reduzieren. Alle Aktivitäten, die dieses Ziel wahrscheinlich nicht erreichen, können Sie sofort streichen. Darüber hinaus können Sie Wunschziele formulieren. Gewichten Sie die unterschiedlichen Wunschziele mit Punkten.

Tipp 4: Stellen Sie Alternativen auf

Dieses Vorgehen reduziert die häufigste Gefahr von Fehlentscheidungen: Die erstbeste Lösung wird als die richtige angesehen. Dadurch, dass Sie nun über Entscheidungskriterien verfügen, können Sie nach mehreren Alternativen suchen. Am besten eignet sich dazu eine Ideensammlung im Team von 4 bis 6 Kollegen. Ohne Bewertung schreibt jeder auf, wie die Mindestanforderungen und vielleicht die Wunschziele erreicht werden können.

Tipp 5: Vermeiden Sie Entweder-oder-Situationen

Wenn Sie 2 Handlungsoptionen gegenüberstellen, polarisieren Sie die Situation. Im schlimmsten Fall bauen sich so Fronten auf, die sich später mit Aussagen wie „Ich habe ja gleich gesagt, dass …“ gegenseitig die Schuld für den Ausgang der Entscheidung zuschieben. Es gibt immer noch zahlreiche Alternativen. Sammeln Sie so lange, bis Sie mindestens 4 oder 5 Vorschläge haben, welche die Minimalanforderungen erfüllen. Bewerten Sie dann gemeinsam die Chancen und Risiken.

Tipp 6: Hören Sie auf die innere Stimme

Entscheidungen sind neben der logischen Analyse auch von einem subjektiven Gefühl geprägt. Intuitive Entscheidungsfindung heißt nicht, die Lösung dem Zufall zu überlassen. Intuition ist die Belohnung für harte geistige Arbeit. Nutzen Sie dazu auch das Wissen aus Ihren angesammelten Erfahrungen und Erlebnissen.

Übrigens: Viele Entscheidungen scheitern daran, dass keine Taten folgen. Bedenken Sie also schon vor der Entscheidung, welche konkreten Schritte Sie zur Umsetzung benötigen.