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Kündigung: Welche Schritte sind notwendig, wenn Auszubildende nicht übernommen werden

Die Frage: Leider sind wir in diesem Jahr nicht in der Lage, unsere beiden Auszubildenden zu übernehmen. Bereits im Dezember wurden die Auszubildenden darüber mündlich informiert. Nachdem wir in der Vergangenheit unsere Lehrlinge immer weiterbeschäftigt haben, betreten wir dieses Mal Neuland.

Können Sie uns schildern, welche Schritte jetzt notwendig sind?

Kündigung: Welche Unterlagen Sie übergeben müssen

Die Antwort: Enden die Berufsausbildung und auch das Beschäftigungsverhältnis insgesamt (keine Übernahme), dann hat der Auszubildende Anspruch auf die Übergabe bestimmter Unterlagen: 

1. Lohnsteuerkarte. Diese ist auszuhändigen, sobald Sie sie nicht mehr für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen.
2. Schlussabrechnung über die Vergütung. Berechnen Sie den letzten Ausbildungsmonat ggf. anteilig. 
3. Urlaubsbescheinigung. In dieser geben Sie an, wie viele Tage Erholungsurlaub Sie dem Auszubildenden für das laufende Jahr bereits gewährt haben.
4. Bescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit. Aus dieser geht u. a. hervor, wie viel Ihr Auszubildender in den letzten Monaten verdient hat. Sie dient der Bundesagentur für Arbeit im Falle einer sich anschließenden Arbeitslosigkeit zur Berechnung des Arbeitslosengeldes. Die Bundesagentur für Arbeit stellt ein entsprechendes Formular im Internet bereit.
5. Zudem erhält der Auszubildende – unabhängig von einer Weiterbeschäftigung – sein Ausbildungszeugnis.

Wichtig: Ist die Ausbildung erfolgreich beendet und Sie bekommen Kenntnis davon (z.B. Zusendung der Prüfungsergebnisse) dürfen Sie den Azubi ab diesem Tag nicht mehr beschäftigen, sonst entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

Tipp: Die gegenseitige Übergabe von geschuldeten Unterlagen und Gegenständen lässt sich hervorragend mit einem Abschlussgespräch kombinieren. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Sie den Auszubildenden wirklich schweren Herzens nicht übernehmen konnten. Nutzen Sie dieses 4-Augen-Gespräch auch, um das Ausbildungszeugnis zu erläutern. Allerdings sollten Sie dem Auszubildenden zuvor Gelegenheit geben, das Zeugnis auch tatsächlich zu lesen. „Ich übergebe Ihnen schon einmal Ihr Ausbildungszeugnis. Bitte schauen Sie es sich genau an. Ich hole zwischenzeitlich Ihre Unterlagen, die ich Ihnen gleich ebenfalls übergeben werde. Anschließend können Sie Fragen stellen, wenn Sie noch etwas auf dem Herzen haben.“

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Kündigung: Berufliche Perspektiven aufzeigen

Begründen Sie – falls noch nicht geschehen –, warum Ihnen eine Übernahme nicht möglich war. Weisen Sie gegebenenfalls darauf hin, dass dies keineswegs bedeutet, dass der Azubi sich nicht auf eine später einmal frei werdende Stelle bewerben könnte. Und auch sonst sollte das Gespräch vor allem zukunftsgewandt sein: Reden Sie noch einmal über die Stärken, die der Auszubildende während der Berufsausbildung zeigte. Und spannen Sie den Bogen hin zu den damit verbundenen Berufsaussichten, die sich  in bestimmten Branchen und Tätigkeitsfeldern früher oder später automatisch ergeben.

Kündigung: Der psychologisch wichtige letzte Eindruck

Der letzte Eindruck, den Ihr Auszubildender von seinem Ausbildungsbetrieb erhält, ist psychologisch wichtig und wird in der Regel stark von diesem letzten Gespräch geprägt. Hier  können Sie, wenn Sie es richtig machen, ein letztes Mal darauf Einfluss nehmen, dass „Ihre“ Auszubildenden den guten Ruf Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit noch stärker verankern.