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Fällt die Privatnutzung eher gering aus, ist die Fahrtenbuchmethode für den Beschäftigten günstiger. Um Beanstandungen von Seiten der Finanzverwaltung und evtl. Nachzahlungen zu vermeiden, müssen Sie in diesem Fall auf ein einwandfreies Fahrtenbuch bestehen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem aktuellen Beschluss nochmals klargestellt, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat (BFH, Beschluss vom 12.7.2011, AZ: VI B 12/11).

Im Streitfall verwendete ein Mitarbeiter ein per Excel erstelltes Fahrtenbuch. Dieses wurde weder vom zuständigen Finanzamt noch vom zunächst angerufenen Finanzgericht und auch nicht vom BFH anerkannt. Der BFH stellte klar, dass ein Fahrtenbuch, das die Finanzverwaltung anerkennt, folgende Kriterien zu erfüllen hat:

1. Es muss zeitnah und fortlaufend geführt werden.
2. Es muss in einer geschlossenen Form geführt werden, die nachträgliche Änderungen oder Zusatzeintragungen ausschließt bzw. diese deutlich als solche erkennen lässt. Diese Anforderungen muss auch ein Fahrtenbuch erfüllen, das per Computerprogramm erstellt wurde. Da eine per MS Excel erstellte Datei nachträglich ohne weiteres verändert werden kann, ist es für die Erstellung eines Fahrtenbuchs nicht geeignet.

Darauf sollten Sie konkret beim Fahrtenbuch achten

Erkennt Ihr Betriebsstättenfinanzamt ein Fahrtenbuch nicht an, müssen Sie den geldwerten Vorteil mit der u. U. ungünstigeren 1-%-Methode ermitteln. Das bedeutet dann in der Regel Nachzahlungen für den Mitarbeiter und – da für den evtl. höheren geldwerten Vorteil auch Beiträge anfallen – für Ihr Unternehmen. Sorgen Sie deshalb von vornherein dafür, dass Ihre Mitarbeiter Fahrtenbücher führen, die nicht beanstandet werden können. Das bedeutet:

Jedes Fahrtenbuch muss laufend, zeitnah und fälschungssicher geführt werden. Ebenso wichtig ist der korrekte und detaillierte Inhalt:

1. Dienstliche Fahrten

Kundendienstbesuche, Vertreterbesuche, Präsentationen beim Kunden Für jede dienstliche Fahrt, die der Mitarbeiter unternimmt, muss er

• das Datum der Fahrt (zur besseren Übersicht können Sie außerdem die Uhrzeit vermerken lassen),
• den km-Stand zu Beginn und am Ende der Auswärtstätigkeit,
• das Reiseziel,
• den Reisezweck und
• den aufgesuchten Geschäftspartner sowie
• die gewählte Reiseroute bei Umwegen

2. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Privatfahrten

Hier genügt es, wenn der Mitarbeiter den Anfangskilometerstand, den Kilometerstand am Ende der Fahrt und die gefahrenen Kilometer aufzeichnet.

Worauf Sie Mitarbeiter außerdem hinweisen sollten

Sind Sie sich mit dem Beschäftigten einig, dass dieser ein Fahrtenbuch korrekt führen wird, sollten Sie ihn noch auf die folgenden Punkte hinweisen:

Fahrtenbuch: Sie benötigen sämtliche Belege

Damit Sie nach dem Fahrtenbuch abrechnen können, muss der Arbeitnehmer seine Angaben belegen. Weisen Sie ihn von Anfang an darauf hin, dass er Tank- Belege sammelt und bei Ihnen abliefert. Sie müssen sämtliche Fahrzeugkosten und die Kosten, die für den Mitarbeiter anfallen, nachweisen können. Ist Ihnen dies nicht möglich, sind Sie verpflichtet, den geldwerten Vorteil nach der 1-%- Methode zu ermitteln.

Einmal Fahrtenbuch, immer Fahrtenbuch

Die Führung eines Fahrtenbuchs nur für einen bestimmten Zeitpunkt ist nicht möglich. Wenden Sie diese Methode an, muss das Fahrtenbuch ununterbrochen geführt werden. Das gilt auch dann, wenn sich die Nutzungsverhältnisse nicht ändern. Ein Wechsel zwischen der 1-%- Methode und der Fahrtenbuchmethode während eines Kalenderjahres beim selben Fahrzeug ist nicht möglich. Sie müssen in Abstimmung mit dem Beschäftigten die Berechnungsmethode für jedes Kalenderjahr festlegen. Die Bindungswirkung beschränkt sich auf das Lohnsteuerverfahren. Nach Ablauf eines Kalenderjahres kann der Mitarbeiter im Rahmen seiner Jahressteuererklärung zu der für ihn günstigeren Methode wechseln.