Kompetente Beratung für Ihr erfolgreiches Unternehmen!Mitarbeiterführung: So bekommen Sie Ihre persönlichen Zeit-Diebe in den Griff
Ständige Unterbrechungen in Ihrem Büroalltag, z.B. durch Telefonate, E-Mails, Mitarbeiter oder Kollegen, können sich auf Ihre Konzentration und Ihre Arbeitseffizienz negativ auswirken. Sie müssen sich erneut in die Materie hineindenken und das raubt Ihnen Zeit und Energie. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Zeitdiebe zu verjagen.
Ständige Unterbrechungen in Ihrem Büroalltag, z. B. durch Telefonate, E-Mails, Mitarbeiter oder Kollegen, können sich auf Ihre Konzentration und Ihre Arbeitseffizienz negativ auswirken. Sie müssen sich erneut in die Materie hineindenken und das raubt Ihnen Zeit und Energie. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Zeitdiebe zu verjagen.
Mitarbeiterführung: Wie Sie Ihre Zeitdiebe verjagen
- Richten Sie Ihr Handeln an den eigenen Zielen aus: Entscheidend ist nicht, wie viel Sie arbeiten, sondern was Sie erreichen. Das Ergebnis ist entscheidend. Setzen Sie Ihre Zeit wie Pfeil und Bogen ein: Zielen Sie zuerst, bevor Sie handeln. Das heißt:
- Konzentrieren Sie sich auf Schlüsselprioritäten: Verbannen Sie unwichtige Aktivitäten aus Ihrem Alltag. Eine entsprechende Tages- und Wochenplanung ermöglicht Ihnen nicht nur schnelleres Entscheiden und Handeln, sondern auch eine höhere Produktivität und mehr Work-Life-Balance. Aber: Vorsicht vor der Tyrannei der Dringlichkeit!
- Vereinfachen Sie: Perfektionismus bei jeder Tätigkeit vergeudet Zeit. Es kommt auf den Informationsgehalt an, nicht auf zeitraubende Formvollendung bei jedem Arbeitsschritt. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Teilen Sie schwierige Aufgaben in Zwischenschritte auf.
Mitarbeiterführung: Schirmen Sie sich von Zeit zu Zeit ab
- Führen Sie „Steh-Meetings“ ein: Für kurze Besprechungen im kleinen Kreis bieten sich – statt ausufernder Sitzungen – zur Abwechslung Stehrunden an. Es genügen schon ein oder 2 Stehtische für das Ablegen von Unterlagen. Wer stehen muss, kommt schneller zum Kernpunkt des Problems.
- Schirmen Sie sich ab: Sie müssen nicht immer für jeden ständig erreichbar sein. Unterbrechungen rauben Ihnen Zeit und beeinträchtigen Ihre Konzentration. Tragen Sie Termine für sich selbst in Ihren Terminkalender ein und nutzen Sie diese konsequent.
- Legen Sie Listen an: Gerade bei immer wiederkehrenden Aufgaben oder beim Delegieren sind Checklisten hervorragend geeignet. Zusätzlich sind sie ein Fundus an Wissen und Erfahrung, auf den Sie immer wieder zurückgreifen können. Auch To-do-Listen helfen Ihnen, Ihre Aktivitäten schneller zu organisieren.
- Erledigen Sie Kleinkram sofort: Aufgaben, die eine Bearbeitungszeit von maximal 2 bis 4 Minuten brauchen, erledigen Sie sofort – völlig unabhängig von ihrer Dringlichkeit. Der Vorteil: Sie arbeiten deutlich effektiver, weil Sie die Aufgaben sofort vom Tisch haben und nicht aufschieben. Das macht den Kopf frei für wichtige Dinge und gibt Ihnen ein gutes Gefühl.
Mitarbeiterführung: Kommunizieren Sie zielgerichtet
- Setzen Sie sich Zeitlimits: Schätzen Sie bei jeder Aufgabe (auch bei Telefonaten) Ihren Zeitbedarf im Vorfeld realistisch ein. Achten Sie diszipliniert auf die Einhaltung dieser Zeit. Es gilt: kein Verlegen, kein Verspäten, kein Überziehen!
- Arbeiten Sie in Blöcken: Fassen Sie so viele gleichartige Tätigkeiten wie möglich in Arbeitsblöcken zusammen (z. B. Telefonate, Diktate, Kurzbesprechungen, Postbearbeitung): Diese Vorgehensweise ist effizienter, weil Sie erneute Anlaufzeiten vermeiden.
- Kommunizieren Sie zielgerichtet. Ein guter Informations- und Kommunikationsfluss zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ist die beste Zeitersparnis.
- Delegieren Sie: Geben Sie zu Ihrer zeitlichen Entlastung Aufträge an Ihre Mitarbeiter weiter. So fördern Sie deren Motivation und Leistungsfähigkeit. Hier helfen die W-Fragen: Was? Wer? Warum? Bis wann? Unterbinden Sie Rückdelegation nach dem Motto: Ich will keine Probleme, ich will eigenständige Lösungen.
- Entschleunigen Sie: Schalten Sie einen Gang zurück, machen Sie alle 90 Minuten eine kreative Pause. Sehen Sie Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als Gelegenheit, wieder Kraft und Energie für die Konzentration zu schöpfen.
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