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Der Grund:

Haben Sie den Dienstwagen ausschließlich zur dienstlichen Nutzung freigegeben, gibt es hinsichtlich der Rückforderung des Fahrzeugs keine rechtlichen Probleme oder Einschränkungen. Es steht Ihnen als Arbeitgeber frei, das Fahrzeug jederzeit zurückzufordern, ohne dass Sie den Mitarbeiter hierfür entschädigen müssten. Maßgeblich ist jedoch die konkrete Vertragsgestaltung. Soweit der Mitarbeiter seine Dienstfahrten dann mit seinem Privatwagen durchführen muss, schulden Sie ihm allerdings hierfür entsprechenden Aufwendungsersatz.

Sinnvoll ist eine Rückforderung Ihres Dienstwagens zum Beispiel dann, wenn sich der betreffende Arbeitnehmer längere Zeit im Urlaub befindet oder arbeitsunfähig erkrankt ist. Dann können Sie das Fahrzeug anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen und schöpfen so Ihre Ressourcen effektiver aus.

Haben Sie die Privatnutzung des Dienstwagens erlaubt, gestaltet sich die Rückforderung des Fahrzeugs wegen des Vergütungscharakters ungleich schwieriger. Wenn Sie einen privat nutzbaren Dienstwagen grundlos entziehen, ist dies mit der Einbehaltung eines Teils des Arbeitsentgelts vergleichbar. Als Faustregel können Sie sich in diesem Zusammenhang merken:

Solange Ihr Arbeitnehmer von Ihnen Gehalt bekommt, darf er – bei erlaubter Privatnutzung – den Dienstwagen auch privat nutzen!

Um den Dienstwagen in bestimmten Situationen trotzdem zurückfordern zu können, sollten Sie hinsichtlich der Privatnutzung ein Widerrufsrecht vereinbaren. Allerdings unterliegen solche Widerrufsvorbehalte einer Inhaltskontrolle nach §§ 307 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Das bedeutet, dass Sie als Arbeitgeber eine Widerrufsklausel klar formulieren und angemessen auch die Interessen Ihres Arbeitnehmers berücksichtigen müssen, um das Fahrzeug auch zurückfordern zu können. Dementsprechend sind Klauseln, die Sie zum jederzeitigen Widerruf der Privatnutzung berechtigen sollen, unangemessen und daher rechtsunwirksam (BAG, Urteil vom 19.12.2006, Aktenzeichen: 9 AZR 294/06).

Nach dem Transparenzgebot aus § 307 Absatz 1 Satz 2 BGB müssen Sie im Dienstwagenüberlassungsvertrag die Widerrufsklausel so fassen,

• dass Ihr Arbeitnehmer weiß, in welchen Fällen er mit der Ausübung des Widerrufs rechnen muss (BAG, Urteil vom 19.12.2006, Aktenzeichen: 9 AZR 294/06);
• und Sie dürfen sich den Widerruf nur für solche Fälle vorbehalten, in denen Ihr Interesse, wieder über den Wagen verfügen zu können, das Interesse Ihres Arbeitnehmers überwiegt, den Wagen zu behalten.

So könnte Ihre Klausel aussehen:

§ 3 Widerruf der Privatnutzung

Der Arbeitgeber kann die Gestattung der privaten Nutzung des Dienstwagens jederzeit mit einer Frist von 2 Wochen widerrufen, wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug aus dienstlichen Gründen nicht mehr benötigt.

Ein Widerrufsgrund liegt insbesondere vor, wenn

• a) der/die Arbeitnehmer(in) in den Innendienst versetzt wurde oder
  
• b) infolge von Krankheit oder aus anderen Gründen ein Entgeltfortzahlungsanspruch nicht mehr besteht.

Gegen Ersatz des entgehenden geldwerten Vorteils kann das Fahrzeug auch zurückgefordert werden, wenn

• a) sich der/die Arbeitnehmer(in) im Urlaub befindet und das Fahrzeug aus dringenden betrieblichen Gründen benötigt wird,
  
• b) sich die Arbeitnehmerin in Mutterschutz befindet und das Fahrzeug aus dringenden betrieblichen Gründen benötigt wird oder
  
• c) der Arbeitnehmer nach der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von der Verpflichtung zur Arbeitsleistung freigestellt worden ist.

Doch die rechtliche Seite bei der Überlassung ist nur eine von beiden Seiten. Die andere betrifft Kosten und Steuern. Und hier habe ich pünktlich zum Wochenende einen ganz besonderen Gratis-Download für Sie: