Von Günter Stein, 22.09.2011

Was Sie über die Berechnung von Urlaub, Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld wissen sollten

Wenn Ihre Mitarbeiter von Montag bis Freitag arbeiten und somit eine 5-Tage-Woche haben, beträgt der gesetzliche Urlaubsanspruch 20 Arbeitstage.

Was Sie über die Berechnung von Urlaub, Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld wissen sollten

In vielen Tarif- und Arbeitsverträgen werden Arbeitnehmern mehr Urlaubstage gewährt. Unterschritten werden darf der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch allerdings nicht. Ein Vollzeit-Mitarbeiter muss also mindestens 4 Wochen Urlaub im Jahr haben.

Komplizierter wird die Urlaubsberechnung bei Teilzeitmitarbeitern. Hier müssen Sie die Urlaubzeit auf den Arbeitsumfang des Mitarbeiters umrechnen. Berücksichtigen Sie, dass es bei der Berechnung des Urlaubsanspruchs immer auf den Umfang der wöchentlichen Arbeitstage ankommt, nicht auf die Anzahl der Arbeitsstunden.

So berechnen Sie den Urlaubsanspruch eines Teilzeitmitarbeiters:

Anzahl der Urlaubstage der VZ-Kraft x Arbeitstage pro Woche der TZ-Kraft

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Arbeitstage pro Woche der Vollzeitkraft

VZ = Vollzeit; TZ = Teilzeit

Sie können den spezifischen Urlaubsanspruch auch folgender Tabelle entnehmen: effektiver Urlaubsanspruch bei mehr als 24 Urlaubstagen und/oder weniger als 5 Arbeitstagen pro Woche (ausgehend von 6 Arbeitstagen einer Vollzeitkraft):

Urlaubstage Vollzeit/Jahr 24 26 28 30
Arbeitstage/Woche        
5 20 21,7 23,3 25
4 16 17,3 18,7 20
3 12 13 14 15
2 8 8,7 9,3 10
1 4 4,3 4,5 5

Beispiel: Mitarbeiter A arbeitet an 4 Wochentagen jeweils 4 Stunden, Mitarbeiter B arbeitet an 2 Wochentagen jeweils 8 Stunden. Mitarbeiter A bekommt 16 Urlaubstage (24 x 4): 6, Mitarbeiter B nur 8 (24 x 2) : 6. Unter dem Strich kommen beide Mitarbeiter auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 4 Wochen im Kalenderjahr.

Beachten Sie: Selbstverständlich kann in Tarif- und Arbeitsverträgen etwas anderes geregelt werden. Beispielsweise können Abrundungsregelungen für Bruchteile von Urlaubstagen festgelegt werden. Allerdings dürfen die gesetzlichen Urlaubsansprüche dabei nicht unterschritten werden (Bundesarbeitsgericht (BAG), 22.10.91, 9 AZR 621/90).

Zusatzurlaub für Auszubildende und Schwerbehinderte: Auszubildende mit 15 Jahren haben – ausgehend von einer 6-Tage-Woche – 30 Werktage, mit 16 Jahren 27 Werktage und mit 17 Jahren 25 Werktage gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch (§ 19 Abs. 1 Jugendarbeitsschutzgesetz). Schwerbehinderte mit einem festgestellten Grad der Behinderung (GdB) von über 50 haben – ausgehend von einer 5-Tage-Woche – einen Zusatzurlaubsanspruch von 5 Tagen. Liegt der GdB unter 50, besteht dieser Anspruch nicht.

Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld: Worauf Ihre Mitarbeiter Anspruch haben Das Urlaubsentgelt ist die Fortzahlung der Arbeitsvergütung während des Urlaubs eines Mitarbeiters. Darauf hat jeder Mitarbeiter nach dem BUrlG für die Dauer des gesetzlichen Urlaubs Anspruch. Nach § 11 Abs. 1 Satz 1 BUrlG müssen Sie das Arbeitsentgelt der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn zur Berechnung des Urlaubsentgelts heranziehen. Das entspricht 3 Monaten. Für die Berechnung müssen Sie alle Vergütungsbestandteile berücksichtigen, die der Mitarbeiter in diesem Zeitraum erhalten hat. Nicht heranziehen müssen Sie Überstundenvergütungen und einmalige Zahlungen wie z. B. Gratifikationen oder Ausgleichzahlungen.

Beispiel: So berechnen Sie das Urlausentgelt: Ihr Mitarbeiter arbeitet 5 Tage in der Woche, hat in den Monaten März, April und Mai 2010 jeweils 2.500 € verdient und zusätzlich im Monat April 200 € Überstundenentgelt erhalten. Am 15. Juni will er seinen Jahresurlaub antreten und dafür 20 Urlaubstage in Anspruch nehmen.

Ihre Rechnung: Das Überstundenentgelt wird nicht angerechnet und deshalb vom gesamten Arbeitsentgelt der letzten 3 Monate wieder abgezogen. Sie gehen also von einem Entgelt von 7.500 € aus. Der Tagessatz des Urlaubsentgelts entspricht dann: 7.500 € : (13 Wochen x5 Tage) = 115,38 €. Ihr Mitarbeiter erhält dann für 20 Tage 112,30 € x20 Tage = 2.307,70 € Urlaubsentgelt.

Beachten Sie: Nach § 11 Abs. 2 BUrlG muss der Arbeitgeber das Urlaubsentgelt vor dem Urlaubsantritt des Mitarbeiters zahlen. In der Praxis wird dies jedoch eher selten so gehandhabt. Anders das Urlaubsgeld, das meist zu einem festgesetzten Termin ausbezahlt wird.

Im Gegensatz zum Urlaubsentgelt ist das Urlaubsgeld eine zusätzliche Zahlung des Arbeitgebers. Ob und wie viel Ihre Mitarbeiter Urlaubsgeld bekommen, hängt vom jeweiligen Tarifvertrag, von der Betriebsvereinbarung bzw. dem jeweiligen Arbeitsvertrag des Mitarbeiters ab. Gibt es keinerlei Vereinbarung, haben Mitarbeiter keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Auch die Höhe des gezahlten Urlaubsgeldes ist von der individuellen Vereinbarung abhängig. Häufig zahlen Arbeitgeber ein volles Monatsgehalt als Urlaubsgeld. Es kann aber auch mehr oder weniger sein. Das Urlaubsgeld ist genau wie das Arbeits- und Urlaubsentgelt steuer- und sozialabgabenpflichtig.

Rückzahlung von Urlaubsgeld: Hat der Arbeitgeber bereits das gesamte Urlaubsgeld für das laufende Jahr an den Mitarbeiter ausgezahlt und kündigt der Mitarbeiter, bevor er den gesamten Jahresurlaub in Anspruch genommen hat, ist er verpflichtet, das Urlaubsgeld anteilig für den noch nicht genommenen Urlaub an den Arbeitgeber zurückzuzahlen. Der Arbeitgeber ist in einem solchen Fall berechtigt, die anteilige Urlaubsvergütung vom laufenden Arbeitslohn des Mitarbeiters einzubehalten (BAG, 24.10.00, 9 A ZR 610/99).

Urlaubsgeld muss auch im Fall einer Krankheit gezahlt werden. Das bedeutet: Auch wenn Ihr Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum eines Jahres erkrankt war und seinen Urlaub nicht in Anspruch nehmen konnte, hat er Anspruch auf Urlaubsgeld. Dies gilt jedoch nur, wenn das Urlaubsgeld vertraglich nicht an einen bestimmten Urlaubsantritt gebunden ist.

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