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Urlaubsanspruch: So einfach ist das mit dem Urlaub

Die Urlaubszeit neigt sich bald dem Ende zu – und dann beginnt sie: die große Zählerei.„Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ – „Kann ich im Herbst noch einmal frei nehmen?“ – „Was ist mit den Urlaubstagen aus dem vergangenen Jahr?“ – „Und was ist mit den Tagen, die ich in 2010 nicht nehmen kann?“

Die Urlaubszeit neigt sich bald dem Ende zu – und dann beginnt sie: die große Zählerei. „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ – „Kann ich im Herbst noch einmal frei nehmen?“ – „Was ist mit den Urlaubstagen aus dem vergangenen Jahr?“ – „Und was ist mit den Tagen, die ich in 2010 nicht nehmen kann?“ Hier sollten Sie für Ihre Mitarbeiter Klarheit schaffen. Denn im Bezug auf den Urlaub halten sich einige Irrtümer. Am wichtigsten: Der Irrtum, dass der nichtgenommene automatisch ins nächste Jahr übertragen wird. Genau das ist nämlich nicht die Regel, sondern der Ausnahmefall!

Urlaubsanspruch besteht grundsätzlich im Jahr der Entstehung

Der Gesetzgeber schreibt im Bundesurlaubsgesetz vor, dass Urlaub grundsätzlich in dem Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen ist, in dem der Urlaubsanspruch auch entstand. Der für 2010 also im Jahr 2010. „Sonst“, so der Gesetzgeber, „verfällt der Urlaub!“ Nun gehen viele Selbstständige und deren Mitarbeiter fälschlicherweise davon aus, dass nicht genommener Urlaub automatisch übertragen wird und zumindest bis zum 31.3.2011 nicht verfällt. Das ist falsch! Eine Übertragung des Urlaubs bis zum 31.03. des Folgejahres kommt nur in Betracht, wenn der Urlaubsgewährung betriebliche oder persönliche Gründe entgegenstanden. So will es § 7 Absatz 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). 

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Wann der Urlaubsanspruch auch noch im Folgejahr besteht

Das heißt für Sie: Sie brauchen nur den Urlaub bis zum 31.03.2011 zu übertragen, der entweder von Ihnen nicht gewährt wurde, weil so viel zu tun war, oder den der Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit nicht nehmen konnte. Das bedeutet: Aus Ihrer Sicht können betriebliche Gründe und auf Seiten des Arbeitnehmers persönliche Gründe die Urlaubsgewährung verhindern. Typischerweise sind das die folgenden Gründe:

Dringende betriebliche Gründe:

• fristgerechte Auftragserfüllung
• personelle Engpässe, wenn saisonal besonders viel zu tun ist
• Jahresabschlussarbeiten
• krankheitsbedingte Ausfälle und daraus resultierende personelle Engpässe
• vorrangige Urlaubsansprüche anderer Mitarbeiter

Berechtigte persönliche Gründe

• lang anhaltende Krankheit
• Erkrankung naher Familienangehöriger

Erst wenn eine dieser Voraussetzungen vorliegt, müssen Sie den Urlaub übertragen. Freiwillig können Sie dies natürlich immer. Liegt so ein „Muss“-Fall vor, braucht Ihr Mitarbeiter die Übertragung des Urlaubs auch nicht bei Ihnen zu beantragen. Sie erfolgt automatisch kraft Gesetz. Haben Sie den Urlaub übertragen, muss ihn der Mitarbeiter auch wirklich bis zum 31.3.2011 genommen haben, sonst verfällt er unwiderruflich.

Beachten Sie diese Sonderfälle

Die eben geschilderte kurze Übertragungszeit bis zum 31.03. gilt in einigen gesetzlichen Sonderfällen nicht:

• Bei schwangeren Arbeitnehmerinnen wird der Urlaub, der vor einem Beschäftigungsverbot bestanden hat, auf das gesamte Jahr, das nach dem Beschäftigungsverbot folgt, übertragen.
• Kehrt ein Mitarbeiter aus der Elternzeit zurück, kann er davor nicht mehr gewährten Urlaub während des laufenden und des nächsten Urlaubsjahrs beanspruchen.
• Vergleichbare Regelungen gelten für Arbeitnehmer, die wegen Wehr- oder Ersatzdiensts ausgefallen sind.

Bei Arbeitnehmern, die das ganze Jahr lang krank gewesen sind, verfällt der Urlaub in Höhe des gesetzlichen Urlaubsanspruchs (20 Tage/Jahr bei 5-Tage-Woche für eine Vollzeitkraft) überhaupt nicht (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 24. März 2009, Az. 9 AZR 983/07). Das bedeutet:

Auch wenn der Arbeitnehmer das ganze Jahr krank war und nicht bei Ihnen gearbeitet hat, hat er trotzdem einen Urlaubsanspruch erworben. Dieser während der Krankheitszeit erworbene Urlaubsanspruch verfällt überhaupt nicht! Ist ein Arbeitnehmer also drei Jahre krank, hat er bei seiner Rückkehr erst einmal Anspruch auf 60 Tage Urlaub, wenn er vorher als Vollzeitkraft bei Ihnen im landwirtschaftlichen Betrieb gearbeitet hat. Endet dagegen nach Jahren der Krankheit das Arbeitsverhältnis, und kann der Arbeitnehmer den Urlaub nicht mehr nehmen, müssen Sie den Anspruch ausbezahlen. Selbst dann, wenn Ihr Arbeitnehmer über den Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus weiter krankgeschrieben ist.