Rechnungswesen 2010
01.01.2010 ELENA – Was mit dem neuen Meldeverfahren ab 1.1.2010 auf Sie zukommt
Ankündigungen haben Sie sicher schon viele gehört, nun startet das Verfahren
tatsächlich: ELENA soll zum Bürokratieabbau beitragen. Für Sie beginnt es ab dem
1.1.2010 mit der Meldung von Daten.
Ihre Informationen zum Einkommen von Mitarbeitern sind Voraussetzung zur Berechnung zahlreicher Leistungen. Bisher erstatten Sie die Meldungen in Papierform: Sie füllen für Ihren Arbeitnehmer ein Formular aus, das dieser seinem Antrag bei der zuständigen Behörde beifügt. Mit dem ELENA-Verfahren sollen die beim Arbeitgeber in elektronischer Form vorliegenden Entgeltdaten der Arbeitnehmer möglichst einfach und schnell zu der jeweils berechtigten Behörde gelangen – ganz ohne Einsatz von Papier.
ELENA bedeutet ,,elektronischer Entgeltnachweis". Im Rahmen dieses Verfahrens melden Sie ab dem 1.1.2010 die Entgeltdaten Ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle in Form des sogenannten Multifunktionalen Verdienstdatensatzes ,,MVDS". Im Gegenzug entfallen für Sie Meldungen auf Papier.
Auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollen profitieren, indem ihre Leistungsanträge schneller bearbeitet werden können. Der Wegfall diverser Meldungen für Sie, also der eigentliche Start von ELENA, ist allerdings erst ab 2012 vorgesehen. In der Übergangsphase vom 1.1.2010 bis 31.12.2011 kommt auf Sie doppelter Arbeitsaufwand zu: Sie müssen sowohl die Entgeltdaten in elektronischer Form melden als auch Ihren Mitarbeitern die Entgeltnachweise in Papierform ausstellen.
ELENA ist Pflicht für alle Arbeitgeber und betrifft jeden Beschäftigten. Die wichtigsten Beteiligten am ELENA-Verfahren sind:
1. Ihr Unternehmen als Arbeitgeber
Sie erstellen für jeden Ihrer Beschäftigten jeden Monat den MVDS im Rahmen Ihrer Entgeltabrechnung und senden diesen an die Zentrale Speicherstelle. Die Meldung kann nur elektronisch erfolgen.
2. Die Zentrale Speicherstelle
Diese neu eingerichtete Stelle hat ihren Sitz in Würzburg beim Träger der Deutschen Rentenversicherung. Sie speichert die Bestandteile des MVDS verschlüsselt. Im Bedarfsfall übermittelt sie die Daten weiter an leistungsgewährende Behörden, wie beispielsweise die Bundesagentur für Arbeit (BA), wenn
- ein Bedarfsfall gegeben ist (Beispiel: Der betreffende Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Arbeitslosengeld) und
- eine Vollmacht des betreffenden Beschäftigten vorliegt. Diese erteilt der Mitarbeiter mit einer Signaturkarte. Die Vollmacht muss auch vom jeweiligen Sachbearbeiter der Zentralen Speicherstelle authentisiert sein.
Die Zentralen Speicherstelle führt die Daten auf einem Berechtigungsserver, der wiederum die Berechtigungen für die verarbeitenden Sachbearbeiter verwaltet.
3. Leistungsstellen
Die leistungsgewährenden Behörden können die Informationen von der Zentralen Speicherstelle abrufen, die sie benötigen, um Anträge der (ehemaligen) Mitarbeiter (Leistungsberechtigte) zu bearbeiten. Bescheinigungen von Ihnen benötigen diese Behörden dann nicht mehr. Leistungsgewährende Behörden sind beispielsweise die Agenturen für Arbeit, die Krankenkassen etc.
4. Leistungsberechtigte
Die Mitarbeiter oder Bürger (auch ,,Teilnehmer" genannt) müssen, um die entsprechenden Leistungen zu erhalten, eine Vollmacht zum Abruf der Daten erteilen. Sie erhalten hierfür eine Signaturkarte.
Genutzt werden kann theoretisch jede Karte, auf die eine qualifizierte Signatur aufgeladen werden kann, wie beispielsweise der digitale Personalausweis, die EC-Karte, die Gesundheitskarte. Auf der Signaturkarte werden keine Daten gespeichert.
5. Diverse Trustcenter
Das DEÜV-Trustcenter erstellt Zertifikate für Ihr Unternehmen und alle anderen am Verfahren beteiligten Arbeitgeber. Andere Trustcenter erstellen Zertifikate für Leistungsberechtigte, Sachbearbeiter etc. Ein Zertifikat ist eine Identifikationsnummer. Sie wird mit der Signaturkarte verknüpft und dient als Schlüssel zu den Daten des Teilnehmers.
Die Leistungsberechtigten haben in bestimmten Fällen die Möglichkeit, sich auf Antrag die Kosten für die Karte/das Zertifikat erstatten zu lassen, damit jeder seinen Anspruch auf eine Sozialleistung verwirklichen kann.
6. Die Registratur Fachverfahren
Die Registratur Fachverfahren hat die Aufgabe, die von der Anmeldestelle weitergeleitete oder vom Teilnehmer oder einem gesetzlichen Vertreter elektronisch vorgenommene Anmeldung zum Verfahren entgegenzunehmen.
Außerdem vergibt sie, wenn für einen Teilnehmer keine Zertifikatsidentitätsnummer und keine Identitätsnummer vorliegt, eine vorläufige Identitätsnummer.
Nutzen Sie Ihre Technik weiter
Die monatliche Meldung im Rahmen von ELENA erfolgt auf technischer Basis des DEÜV-Verfahrens (Verfahren nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung).
Das bedeutet für Sie: Sie müssen sich nicht mit einer neuen Infrastruktur auseinandersetzen, um den MVDS melden zu können. Sie haben die Möglichkeit, mit Ihrem etablierten System zu arbeiten. Konkret haben Sie für die Meldung folgende Möglichkeiten:
- Sie melden selbst über Entgeltabrechnungsprogramme (hier wird es ein spezielles Modul geben).
- Sie melden selbst über Ausfüllhilfen, z. B. mit sv.net (hier wird es ein spezielles Modul geben).
- Sie lassen Ihren Steuerberater oder einen anderen Dienstleister, der mit der Entgeltabrechnung betraut ist, melden.
Die Entgeltabrechnungsprogramme und die Ausfüllhilfen müssen systemuntersucht sein. Das ist bereits seit 2006 auch die Voraussetzung für die Abgabe von elektronischen Entgeltmeldungen.
Systemuntersucht bedeutet: Das Programm oder die Ausfüllhilfe wurde von den Sozialversicherungsträgern nach einem ganz bestimmten Pflichtenheft geprüft.
Achtung: Ihre Hardware muss für ELENA nicht aufgerüstet werden, falls Sie bereits Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise elektronisch an die Sozialversicherungsträger melden.
Für diese Mitarbeiter müssen Sie Meldungen abgeben
Die Personen, für die Sie den MVDS melden müssen, sind nach § 97 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) alle Beschäftigten, Beamten, Richter und Soldaten. Als Beschäftigung gilt die nichtselbstständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeits- oder Dienstverhältnis. Auch geringfügig entlohnte oder kurzfristig beschäftigte Minijobber sind Beschäftigte.
Nicht zu diesem Personenkreis zählen dagegen
- freie Mitarbeiter Ihres Unternehmens,
- Grundwehr- und Zivildienstleistende,
- Rentenbezieher, außer diese Mitarbeiter arbeiten in Ihrem Unternehmen gegen Entgelt,
- geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten,
- Strafgefangene.
Sie müssen den MVDS auch für Monate melden, in denen die Beschäftigten kein Entgelt erhalten, das Arbeits- oder Dienstverhältnis aber weiterbesteht (beispielsweise für Mitarbeiter in Mutterschutz oder während eines unbezahlten Sonderurlaubs).
Das ist der Zeitplan von ELENA
- 2009: Ausbau der Infrastruktur
- Oktober 2009 bis Dezember 2009: Erste Testläufe
- Ab 1.1.2010: Sie sind verpflichtet, Meldungen an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln.
- Ab 1.1.2012: Das ELENA-Verfahren wird dann in der Praxis angewendet. Das bedeutet: Bestimmte Meldungen für Leistungsanträge der Mitarbeiter entfallen für Sie (siehe Seite 3).
- Bis 2015: Es soll geprüft werden, ob alle Bescheinigungen des Sozialrechts in das ELENA-Verfahren eingebunden werden können.
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