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ELENA: Ihr Mitarbeiter hat ein Recht auf Auskunft

Ab dem 1.1.2010 werden Sie zahlreiche Daten der Beschäftigten elektronisch verschicken. Die Mitarbeiter haben ein Recht darauf, diesbezüglich von Ihnen unterrichtet zu werden.

Seit dem 1.1.2010 werden Sie zahlreiche Daten der Beschäftigten elektronisch verschicken. Die Mitarbeiter haben ein Recht darauf, diesbezüglich von Ihnen unterrichtet zu werden.

Nach § 97 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) sind Sie bzw. ist Ihr Unternehmen als Arbeitgeber verpflichtet, den Beschäftigten darauf hinzuweisen, dass

1. Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und
2. der Mitarbeiter ein Auskunftsrecht gegenüber der Zentralen Speicherstelle hat.

Ein allgemeiner Hinweis ist ausreichend.

In welcher Form dies geschieht, bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist allein, dass der Hinweis sich auf jeder Entgeltbescheinigung befindet.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales schlägt folgenden Text vor, der die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt:

Klären Sie die Mitarbeiter auf

In den nächsten Wochen sollten Sie den Beschäftigten Ihres Unternehmens für Fragen rund um ELENA zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wird von den Verantwortlichen des ELENA-Verfahrens allgemein empfohlen, den Mitarbeitern einmalig die Grundzüge des ELENA-Verfahrens darzustellen. Hierfür wird folgender Text vorgeschlagen:

Hier können Beschäftigte jederzeit Auskunft erhalten

Von den Daten, die Sie an die Zentrale Speicherstelle melden, hängt es ab 2012 ab, wie hoch einige Leistungen (z. B. Arbeitslosen- oder Elterngeld) ausfallen, die die Mitarbeiter beantragen. Aus diesem Grund ist es für die Beschäftigten enorm wichtig, welche Daten Sie übermitteln.

Dies erfahren sie direkt von Ihnen. Daneben möchten viele Arbeitnehmer aber sicher auch wissen, ob diese Daten korrekt gespeichert und verarbeitet wurden.

Auch das können sie jederzeit von den zuständigen Stellen erfragen (einen Hinweis darauf findet der Beschäftigte bereits auf seinen Entgeltbescheinigungen; siehe oben).

Möchte er hierzu Näheres wissen, können Sie folgende Auskünfte geben:

• Jeder Teilnehmer (der betreffende Mitarbeiter) hat gegenüber der Zentralen Speicherstelle und der Registratur Fachverfahren Anspruch auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten.
• Er kann die Übermittlung der Daten in elektronischer Form verschlüsselt oder in schriftlicher Form verlangen.
   Achtung: Die Zentrale Speicherstelle hat dafür zu sorgen, dass Auskünfte an Teilnehmer auch im Wege des automatisierten Abrufs über das Internet erteilt werden können. Dabei ist sicherzustellen, dass dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Sicherung von Datenschutz und Datensicherheit getroffen werden, die insbesondere die Vertraulichkeit und die Unversehrtheit der bei der Zentralen Speicherstelle gespeicherten und an den Teilnehmer übermittelten Daten gewährleisten.
• Der Anspruch kann bei der abrufenden Behörde oder direkt gegenüber der Zentralen Speicherstelle oder der Registratur Fachverfahren geltend gemacht werden. 
• Der Teilnehmer ist über die Weiterleitung seines Anliegens und die Erreichbarkeit der in Punkt 1 genannten Stellen zu informieren. 

Achtung: Diese Rechte können nicht ausgeschlossen werden.