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Lohnabrechnung: Wann Sie auf detaillierte Nachweise verzichten können

In bestimmten Grenzen sind Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge sowohl steuer- als auch beitragsfrei.

UnbedingteVoraussetzung hierfür sind nach Ansicht von Verwaltung und Rechtsprechung allerdings akribische Einzelaufstellungen über die geleistete Arbeit und die Zuschläge.

Lohnabrechnung: Wann Sie keine Aufzeichnungen brauchen

Ganz ausnahmsweise dürfen Sie auf solche Aufzeichnungen aber verzichten. Aus einem aktuellen Urteil des Finanzgerichts (FG) Münster (vom 13.3.2008, AZ: 3 K 4804/05 L) geht jetzt hervor, wann das der Fall ist. Zuschläge, die Ihre Mitarbeiter für die Arbeit an Feiertagen und Sonntagen oder während der Nacht erhalten, sind nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Nach R 3b Lohnsteuerrichtlinien (LstR) müssen Sie die Zuschläge aber tatsächlich zahlen, und zwar zusätzlich zum Grundentgelt. Außerdem sind nur Zuschläge steuerfrei, die Sie für tatsächlich geleisteteArbeit zahlen.Dabei sind Sie verpflichtet, für detaillierte Nachweise über die tatsächlich geleistete Arbeit zu sorgen (R 3b Abs. 6 LstR).

Lohnabrechnung: Zuschlag für regelmäßige Nachtarbeit ohne Einzelaufzeichnungen gezahlt

Diese strengen Aufzeichnungspflichten hatte ein Arbeitgeber nicht beachtet. Zwei seiner Mitarbeiter (Bäckergesellen) leisteten ihre Arbeitszeit regelmäßig in den Nachtstunden ab. Für ihre Nachtarbeit erhielten sie einen monatlichen Zuschlag in gleich bleibender Höhe, der als solcher auch in der Entgeltabrechnung ausgewiesen war. Einzelaufzeichnungen oder eine gesonderte Abrechnung erfolgten allerdings nicht. Das Finanzamtwollte die Steuerfreiheit der gezahlten Nachtarbeitszuschläge nicht akzeptieren, weil die Dokumentationen nicht ausreichend waren. Der Arbeitgeber klagte. Das FG gab ihm Recht: Die Aufzeichnungen seien hier ausnahmsweise ausreichend, weil die Nachtarbeit regelmäßig, im Voraus planbar und zu bestimmten, im Arbeitsvertrag geregelten Zeiten anfiel.

Lohnabrechnung: Wie Ihnen das Urteil nützt

Diese Auffassung ist aus Arbeitgebersicht sehr großzügig. Das Finanzamt hat im Streitfall deshalb auch Revision eingelegt (AZ: VI R 16/08). Es bleibt abzuwarten, ob der Bundesfinanzhof (BFH) die Auffassung des FG unterstützt. Bis zu diesem Zeitpunkt kann das FG-Urteil für Sie immerhin eine Argumentationshilfe sein, falls das Finanzamt auch Ihre Aufzeichnungen als zu ungenau beanstandet. Der BFH hat schon einmal in einer Entscheidung (Urteil vom25.5.2005, AZ: IX R 72/02) betont, wie wichtig detaillierte Aufzeichnungen für die Steuerfreiheit von Zuschlägen sind. Pauschalierte Aufzeichnungen hat er allerdings für den Fall zugelassen, dass 1. die Zahlungen nach dem übereinstimmenden Willen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zunächst bloße Abschlagszahlungen oder Vorschüsse sind und 2. später einzeln abgerechnet werden.

Selbst wenn Sie nach obigem FG-Urteil von weniger strengen Dokumentationspflichten ausgehen, ist es wichtig, dass Sie die Zuschläge nur für tatsächlich geleistete Arbeit zahlen. Aus Ihren Aufzeichnungen müssen also unbedingt die Fehltage (z. B. Auf Grund von Urlaub, Krankheit etc.) hervorgehen. Außerdem müssen die Zuschläge in der Entgeltabrechnung separat ausgewiesen sein.

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