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Geplant ist auch ein attraktives Beiprogramm, um unseren Mitarbeitern auch etwas Besonderes zu bieten. Müssen wir die auf die einzelnen Mitarbeiter anteilig entfallenden Kosten in der Lohnabrechnung als geldwerten Vorteil erfassen?

Lohnsteuer aktuell:

Seit einer Grundsatzentscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2005 (Az. VI R 32/03) kann das Finanzamt nicht mehr den „Spielverderber“ machen. Denn der BFH hat seine frühere Rechtsprechung zur steuerlichen Abzugsfähigkeitder Reisekosten von Mitarbeitern für Dienstreisen vollständig aufgegeben und eine Kehrtwende vollzogen.Jetzt gilt: Die Kosten einer nicht nur streng dienstlich veranlassten Reise können individuell aufgeteilt werden – in steuerpflichtigen Arbeitslohn und in lohnsteuerfreie Zuwendungen im betrieblichen Eigeninteresse.

Vertriebsmitarbeiter trafen sich zur Tagung im Ausland

Im verhandelten Fall ging es um eine mehrtägige Tagung, zu der ein mittelständischesUnternehmen seine Vertriebsmitarbeiter nach Portugal eingeladen hatte. Vormittags fanden unternehmens- und fachbezogene Gespräche statt, nachmittags wurden den Mitarbeitern attraktive Freizeitveranstaltungen und Besichtigungsprogramme angeboten.

Dienstreisen können ohne weiteres auch gemischt veranlasst sein, entschieden die BFH-Richter und verabschiedeten sich damit von dem jahrzehntelang gepflegten Grundsatz, eine solche Reise könne immer nur einheitlich gewertet werden. Aber wie sollen die Kostenim konkreten Einzelfall nach den neuen Vorgaben aufgeteilt werden?

Das sind jetzt die neuen Abgrenzungskriterien

Es sind die BFH-Richter selbst, die einen praktikablen Ausweg aufzeigen, wie die Kostenpositionen auseinander gehalten werden können:

Aus Ihren Gesamtkosten rechnen Sie zunächst einmal die Ausgaben heraus, die sich eindeutig dem betriebsfunktionalen Bereich (z. B. Kosten für die Tagungsräume, Honorar für etwaige Referenten) oder dem Bereich, der sich als Entlohnung darstellt (Kosten für die Freizeitveranstaltungen) zuordnen lassen. Die restlichen Kosten (in erster Linie die Kosten für die An- und Abreise, die Unterbringung und die Verpflegung) sind „sachgerecht“ aufzuteilen. Als Aufteilungsmaßstab dient das zeitliche Verhältnis der rein dienstlichen Veranstaltungen zu den Freizeitveranstaltungen.

Praxis-Tipp

Als Aufteilungsmaßstab gilt in der Regel das Verhältnis, in dem der rein dienstliche Zeitaufwand (z. B. für die Teilnahme an den Fachveranstaltungen) zum Freizeitanteil steht. Dazu der BFH: Im Allgemeinen ist es sachgerecht, wenn die restlichen Kosten hälftig geteilt werden. Mit anderen Worten: Lediglich 50 % der Kosten für An- und Abreise, Unterbringung und Verpflegung müssen noch als Arbeitslohn erfasst werden.

Wichtig:

Achten Sie auf die 110 €-Freigrenze: Nur wenn die den Mitarbeitern zurechenbaren Kosten 110 € pro Teilnehmer überschreiten, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der dann mit 25 % pauschal versteuert werden kann.

Praxis-Tipp

Um die 110 €-Grenze zu „halten“, können Sie mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren, dass sie den übersteigenden Betrag selbst tragen. Treffen Sie diese Vereinbarung aber unbedingt vor Beginn der Veranstaltung.