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Hotelrechnungen: 3 Vereinfachungsspielregeln

Nach dem Hickhack über die Mehrtwertsteuerermäßigung für Hotelübernachtungen folgte prompt das Chaos bei den betrieblichen Reisekostenabrechnungen. Denn während für die Übernachtung der Mehrwertsteuer-Satz gesenkt wurde – von 19 auf 7 % - blieb er für die übrigen Hotelleistungen (z.B. Frühstück. Internet auf dem Zimmer) unverändert. Da aber nicht alle Hotels alle Leistungen separat ausweisen, standen plötzlich mehr Fragen als Antworten zur Reisekostenabrechnung im Raum.

Nun hat das Bundesfinanzministerium reagiert – und hat in einem 7-seitigen Schreiben Ordnung in das Chaos zu bringen. Dabei stechen drei Punkte hervor, die Sie bei betrieblichen Reisekostenabrechnungen ab sofort nutzen können:

1. Sammelrechnungen werden vom Finanzamt nicht beanstandet (und damit ist auch der Vorsteuerabzug nicht gefährdet), wenn nicht begünstigte Leistungen bei Pauschalangeboten in der Rechnung zu einem Sammelposten zusammengefasst werden und „der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden“. Dazu zählen:

• Abgabe eines Frühstücks
• Nutzung von Kommunikationsnetzen
• Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice
• Transport zwischen Bahnhof / Flughafen und Unterkunft
• Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs
• Überlassung von Fitnessgeräten
• Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen

2. Ebenfalls nicht beanstandet wird, wenn bei der Abrechnung der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt wird.

3. Wichtig in Bezug auf die Lohnsteuer: Wenn in einer Rechnung neben der „Beherbergungsleistung“ (= Übernachtung) ein Sammelposten für andere, dem Umsatzsteuersatz (19 %) unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen wird, müssen Sie grundsätzlich für das Frühstück 20 % des „maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen“ (also die bekannten 4,80 Euro) auf diesen Sammelposten anwenden.

Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten im Sinne von R 9.8 LStR 2008 zu behandeln.

Hotelübernachtung - Abrechnung: Was sind diese Reisenebenkosten „im Sinne von R 9.8 LStR 2008?

Das sind die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner, Straßenbenutzung und Parkplatz sowie Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind. Im Klartext:

Das sind Kosten, die Sie dem Arbeitgeber steuer- und abgabenfrei ersetzen können. Darunter fällt dann auch, abzüglich des Frühstücks, der unter Punkt 3 genannte, auf einer Hotelrechnung ausgewiesene „Sammelposten“.

Noch kurz ein Blick auf die Frage:

Hotelübernachtung - Abrechnung: Welche Posten sind bei der Umsatzsteuerermäßigung bei Einzelausweisung ansonsten außen vor?

Dazu nennt das Ministerium:

• Verpflegungsleistungen (z. B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, „All inclusive“)
• Getränkeversorgung aus der Minibar
• Nutzung von Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet)
• Nutzung von Fernsehprogrammen außerhalb des allgemein und ohne gesondertes Entgelt zugänglichen Programms („pay per view“)
• Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden steigern („Wellness-Angebote“). Die Überlassung von Schwimmbädern oder die Verabreichung von Heilbädern im Zusammenhang mit einer begünstigten Beherbergungsleistung kann dagegen nach § 12 Abs. 2 Nr. 9 Satz 1 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.
• Überlassung von Fahrberechtigungen für den Nahverkehr, die jedoch nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können
• Überlassung von Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen, die jedoch nach § 4 Nr. 20 UStG steuerfrei sein oder nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. a oder d UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können
• Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs
• Überlassung von Sportgeräten und -anlagen
• Ausflüge
• Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice
• Transport zwischen Bahnhof / Flughafen und Unterkunft

Ach, wie wäre das Leben einfach, wenn es nicht so kompliziert wäre, oder?